Обязанности и достижения:
Организация работы офиса:
Прием и распределение входящих звонков, оперативное реагирование на запросы, фильтрация информации для руководителя.
Ведение деловой переписки (входящие/исходящие письма, ответы на запросы, подготовка шаблонов писем).
Работа с документами: оформление, проверка на соответствие стандартам, регистрация и архивирование.
Поддержание порядка в офисе: контроль за расходными материалами, организация работы курьеров и обслуживающего персонала.
Поддержка генерального директора:
Выполнение поручений руководителя: от оперативных задач до долгосрочных проектов.
Планирование и координация встреч, совещаний и мероприятий (составление графиков, бронирование переговорных, напоминания участникам).
Подготовка материалов для совещаний: сбор данных, оформление презентаций, составление отчетов.
Организация командировок: бронирование билетов, отелей, оформление документов.
Ведение документации:
Составление и проверка актов выполненных работ, счетов, договоров и дополнительных соглашений.
Контроль сроков исполнения документов, отслеживание подписей и согласований.
Ведение электронного и бумажного документооборота, включая архивирование и систематизацию.
Взаимодействие с подрядчиками и клиентами:
Согласование сроков и условий выполнения работ, контроль за соблюдением обязательств.
Решение организационных вопросов с подрядчиками: от заключения договоров до приемки работ.
Поддержание долгосрочных отношений с клиентами: оперативное решение вопросов, подготовка коммерческих предложений.
Работа с офисными программами:
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint): создание и редактирование документов, таблиц, презентаций.
Google Документы: совместная работа над файлами, подготовка таблиц и презентаций.
Дополнительные обязанности:
Поддержание порядка в документообороте: контроль за актуальностью данных, обновление баз данных.
Организация и проведение корпоративных мероприятий (при необходимости).
Помощь в адаптации новых сотрудников: ознакомление с внутренними процессами и документами.