Обязанности и достижения:
Управление делами ООО СГК. Департамент контрактов и экспертизы проектных работ.
1.1. Управление техническим архивом организации:
- прием в архив технической документации в бумажной форме (получение по накладной, проверка, инвентарный учет и идентификация документов);
- номенклатура, создание справочного аппарата;
- управление удаленным архивом, организация перемещения документации;
- систематизация документации в архиве, идентификация и учет мест хранения;
- работа с документацией со статусом "коммерческая тайна"
- контроль и учет статуса документации, хранящейся в архиве (учет версии, учет и управление изменениями, идентификация статуса в документах и реестрах)
- замена комплектов рабочих чертежей и документации согласно изменений к документации
- ведение реестров инвентарного учета документации в электронном виде, формирование выписок по факту сдачи документации в архив, предоставление информации по запросам;
- учет движения документации (в т.ч. учет передаваемых копий, отслеживание мест хранения;
- прием и регистрация поступивших на хранение в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством, учет выдачи сотрудникам;
- контроль представления документации в архив.
1.2. Управление электронным архивом технической документации:
- контроль и учет предоставления документов в электронном виде,
- проверка комплектности предоставляемых документов,
- размещение, управление версиями при хранении.
1.3. Участие в выпуске копий проектной документации:
- сканирование, распечатка и брошюровка, фальцевание.
- 1.4 Работа с юридической документацией (договоры, доп.соглашения) - прием в архив, составление описей, оформление для хранения, выдача оригиналов и копий по требованию;
- 1.5 Работа с документами, поступающими на хранение от бухгалтерии и кадровой службы: прием, проверка описей, систематизация документации, выдача.
- 1.6 Подготовка документации для вне офисного хранения (оформление, составление каталога, шифрование, выдача по служебной записке по требованию);
- 1.7 Работа в системе электронного документооборота Docs Vision, 1С УПСД