Административный менеджер

Была больше месяца назад

По договорённости

49 лет (родилась 02 марта 1976)

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Обучаемость
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 24 года и 2 месяца

- Февраль 2021 – декабрь 2022
- 1 год и 11 месяцев
Административный менеджер
Болан Холдинг ГмбХ (ООО "Асклепиос")
Обязанности и достижения:
.- Полная административная и информационно-аналитическая поддержка Офиса (производства) и Руководителя (оптимизация затрат на нужды офиса, жизнеобеспечение всем необходимым для нормального функционирования производства, решение текущих вопросов по АХО) - Ведение графика Руководителя, координирование и непосредственное участие в переговорах - Взаимодействие со смежными отделами, контрагентами и арендодателями, в частности, с Юридическим и Финансовым отделами по вопросам аренды, заключения Договоров и закрывающих документов - коммуникация с Головным офисом (собственником) в Германии с целью предоставления информации и отчетов по текущим вопросам и деятельности Компании - Частичное кадровое делопроизводство (поиск сотрудников, проведение интервью, взаимодействие с СБ Компании)
- Январь 2017 – март 2018
- 1 год и 3 месяца
Административный менеджер
Publicis Groupe (ООО "ПиДжиЭм Евразия")
http://www.publicisgroupe.com
Маркетинговые, рекламные, BTL, дизайнерские, Event-, PR-агентства, организация выставок
Обязанности и достижения:
- Администрирование трех медийных Агентств, входящих в группу Publicis Groupe в полном объеме в рамках своих компетенций: - Контроль работы секретарей, водителей, курьеров - Контроль работы клининговой службы (аутсорсинг) - Поддержание жизнедеятельности Агентств (заказ канцтоваров, расходных материалов, пищевых продуктов) - Взаимодействие с сотрудниками Бизнес-Центра по вопросам кондиционирования, вентиляции, решения проблем с поломками различного характера - Взаимодействие с курьерской службой (аутсорсинг) - Контроль, подтверджение, соотношение/оформление по кост-центрам счетов от подрядных организаций и передача их в отдел бухгалтерии для последующей оплаты - Ведение бюджета Агентств, предоставление информации в финансовый отдел - Оформление мобильной связи - Поиск подрядчиков, оптимизация расходов Агентств (получение скидок) - Заключение Договоров, Дополнительных Соглашений (совместно с Юридическим отделом) с подрядчиками - Контроль работы такси компании - Проведение тендеров с целью оптимизации расходов - Предоставление закрывающих документов в отдел Бухгалтерия - Организация рабочих мест, перемещение (пересадка) сотрудников внутри Агентств - Проведение инвентаризации - Взаимодействие с Арендодателем по различного рода вопросам (парковка, своевременное оформление пропусков для сотрудников Агентств) - Организация поздравлений Клиентов Агентств - Участие в организации мероприятий - Организация переезда с помощью мувинговой компании - Решение повседневных вопросов, возникающих в рамках своей компетенции
- Ноябрь 2013 – август 2016
- 2 года и 10 месяцев
Руководитель административного блока
RosExpert (АО "Росэксперт-Персонал")
Обязанности и достижения:
Руководство административным отделом компании в полном объеме и различной направленности: • Планирование и контроль содержания офисного пространства. • Организация закупок товаров и услуг (ремонт, уборка, такси, доставка корреспонденции, канцтовары, печатная и сувенирная продукция, подарки для клиентов, продукты), обеспечение жизнедеятельности офиса. • Планирование бюджета по АХО, контроль исполнения. • Взаимодействие с контрагентами. Заключение и ведение договоров, определение оптимального соотношения цена/качество, контроль сроков и качества поставок, оптимизация финансовых условий, контроль складских остатков. • Взаимодействие со службой эксплуатации бизнес-центра (работа коммуникаций, пожарная безопасность, энергопотребление). • Организация работы ресепшн (2 секретаря, 6 переговорных), в т. ч. определение функционала, подбор и обучение, планирование работы секретарей, решение нестандартных ситуаций. • Организация работы курьеров и водителей, в т. ч. подбор и обучение персонала, планирование рабочего графика, привлечение внешних подрядчиков в периоды пиковой загрузки. • Организация взаимодействия с контрагентами относительно поездок сотрудников и визитов в Москву зарубежных гостей, в том числе визовая поддержка, планирование и перенос авиарейсов, заказ гостиниц. Взаимодействие с агентствами и прямыми поставщиками, обучение сотрудников (2 секретаря, 6 персональных помощников), решение нестандартных ситуаций. • Координация внутренних проектов компании, в том числе организация выездных мероприятий (аренда помещений, буфетное обслуживание, техническая поддержка). • Контроль обслуживания корпоративного и личных а/м акционеров. - Контроль работы автопарка компании (страхование, парковочные карты, путевые листы, ГСМ, медицинский предосмотр)
- Сентябрь 2012 – июль 2013
- 11 месяцев
Руководитель подразделения Офис-менеджмент (ОФМ)
Управляющая компания супермаркетов Азбука Вкуса (ООО "Городской супермаркет")
http://www.av.ru
Розничная сеть (продуктовая)
Обязанности и достижения:
- Руководство подразделением: в подчинении 2 секретаря-референта, 3 водителя-курьера, 1 пеший курьер, штатные уборщицы (5 человек). - Координация бесперебойной работы офиса (решение различных проблем, связанных ремонтом систем водоснабжения, отопления, кондиционирования и вентиляции) - Тесное взаимодействие с эксплуатационной службой по вопросам функционирования офиса в надлежащем порядке. - Поиск и проведение тендеров с поставщиками услуг и товаров на нужны офиса, согласование цены и заключение договоров на оказание услуг. - Оптимизация расходов на закупки расходных материалов на нужны офиса. - Осуществление маршрутизации и логистических задач для водителей-курьеров. - Создание в подразделении четкой системы электронного документооборота (регистрация документов, поступающих в компанию, передача адресату в срок, исполнение заказов от разных подразделений по заявке) - Планирование ежемесячного бюджета - Создание ордеров на оплату услуг в электронной системе NAVision - Работа с первичной бухгалтерской документацией, занесение информации о ТМЦ в систему NAVision - Контроль работы автопарка компании (страхование, парковочные карты, путевые листы, ГСМ, медицинский предосмотр) - Ежемесячный расчет надбавки для сотрудников подразделения ОФМ.
- Апрель 2011 – август 2012
- 1 год и 5 месяцев
Офис-менеджер
MindShare Russia (ООО "Майндшер")
Обязанности и достижения:
- Руководство секретариатом (3 ресепшиониста), водителями (в подчинении 2 водителя), курьеры (в подчинении 2 курьера), кофе-леди. - Взаимодействие с арендодателем по вопросам неисправностей, бесперебойной работы оборудования системы кондиционирования и вентиляции, освещения, оформление электронных пропусков и других вопросов) - Взаимодействие с клининговой компанией - Тревел и визовая поддержка сотрудников компании - Визовая поддержка для иностранных гостей, приезжающих в Россию - Взаимодействие с лизинговой компанией по вопросам аренды автомобилей для компании - Проведение тендера по поиску контрагентов для достижения оптимизации расходов - Тесное взаимодействие внутри офиса с отделами юридическим и бухгалтерией (оформление счетов на оплату, ежемесячный расчет корпоративной мобильной связи на основании детализованного отчета от поставщика услуг связи - Непосредственное участие в разработке дизайна для компании совместно с дизайнерской компанией - Осуществление переезда компании в новый офис - Осуществление повседневных обязанностей по запросу и необходимости. - Организация корпоративных мероприятий - Контроль работы автопарка компании (страхование, парковочные карты, путевые листы, ГСМ, медицинский предосмотр) - •Планирование рабочего дня руководителя, ведение его календаря • Обеспечение трансфера руководителю согласно календарю руководителя • Поддержка мероприятий и встреч с участием руководителя • Подготовка руководителя к встречам, обеспечение его необходимыми материалами, подготовка презентаций • Организация телефонных и видео конференций (как в рамках офиса, так и с привлечением внешних провайдеров); • Работа во внутренней Информационной Системе: внесение информации по встречам • Подготовка проектной, аналитической и другой документации; • Оперативное выполнение поручений руководителей, обеспечение обратной связи; • Организация поездок руководителя (расписание, визовая поддержка, билеты, проживание и т. д.)
- Июль 2009 – март 2011
- 1 год и 9 месяцев
Офис-менеджер
Paulig Coffee (ООО "Паулиг Кофе")
Обязанности и достижения:
- Повседневные обязанности внутри офиса (заказ канцтоваров, воды) - Распределение работы курьеров компании - Распределение работы для водителей - Взаимодействие с клининговой компанией - Взаимодействие с лизинговой компанией по аренде автомобилей - Полное курирование парка машин компании (37 машин) - Проведение тендеров для последующего заключения договоров на выгодных условиях - Ассистирование рукодводителю компании - Организация корпоративных мероприятий
- Май 1995 – май 2009
- 14 лет и 1 месяц
Офис-менеджер/Ивент менедж
РА "ЗАО "Advertising and Media Services"
Обязанности и достижения:
- Функциональные обязанности офис-менеджера компании в полном объеме: - Координация и контроль качественной работы секретарей координация транспортного отдела, оформление договоров аренды и сервисного обслуживания автотранспорта. координация курьерской службы. Travel-поддержка. Взаимодействие с подразделениями по поставленным заявкам на логистику, контроль качества уборки офисного помещения. Жизнедеятельность офиса. Подбор персонала, проведение собеседований Контроль и ведение отчетности по использованию корпоративного транспорта. Организация пропускного режима (гостевые пропуска, парковка) - Функции персонального ассистента Генерального Директора (экспат) - Организация мероприятий различной направленности (корпоративные вечеринки, конференции, семинары, дни дилера, дорожные шоу, выставки)