Офис-менеджер / Секретарь

• Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса Компании;

• Давать ответы на вопросы в пределах своей компетенции;

• В случае отсутствия или занятости сотрудника, к которому получен звонок или посетитель, регистрировать время, цель обращения и контактные данные, а также инициалы лица, к которому был переадресован звонок или посетитель;

• Организовывать эскорт посетителей в требуемый отдел или к ответственному сотруднику;

• Сообщать соответствующим отделам и сотрудникам о предстоящем собрании, встрече и визите, об их переносе и отмене;

• Вести список внутренних и рабочих телефонных номеров сотрудников; обновлять его, в случае изменений, и предоставлять обновленную версию всем сотрудникам;

• Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов при содействии офис менеджера;

• Готовить требуемую документацию для получения визовой поддержки иностранным партнерам Компании;

• Бронировать гостиницы на время визита иностранных партнеров, включая трансферы, в случае необходимости;

• Обеспечивать обслуживание оргтехники: заправка картриджей, поддержание работоспособности принтеров, копировальной техники, факсимильных устройств и т.д.

• Обеспечивать офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, хранение, учета и выдачу.

• Заказ воды и бакалейных товаров в офис по мере необходимости.

• Визировать документы о получении/доставке офисных товаров, включая подготовку доверенностей и Акта выполненных работ.

• Контроль за работой осветительных офисных приборов и кондиционеров. Обеспечение их обслуживания и своевременного ремонта. Замена ламп.

• Вести учет складских офисных товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

• Оказывать содействие в организации командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожные билетов, бронирование гостиницы при необходимости.

• Осуществлять подписки на периодические издания по мере необходимости.