Обновлено 1 июля№ 30624804
Вакансия в архиве
№ 30624804
31 июля
Этой вакансией интересовались сегодня 14 человек
Работа в Ташкенте / Вакансии / АХО / Офис-менеджер

Офис-менеджер / Office Manager

Ташкент
По договорённости, опыт работы от 1 года, полная занятость
Посмотреть описание вакансии

Обязанности:

Швейцарская компания "Сандоз", ведущий мировой производитель и поставщик на рынок высококачественных лекарственных средств, подразделение группы компаний "Новартис" приглашает на работу кандидатов на позицию: Офис-менеджера (Office Manager). Цель позиции: Обеспечение полной административной поддержки всем сотрудникам Представительства в части управления офисом, ведения делопроизводства, организационной работы, проведения закупок офисного оборудования и организации оплаты товаров и услуг поставщикам посредством системы SRM, учета приема и выдачи складских запасов промоматериалов. 1) Ведение документооборота: • Координирование работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, учет и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организация документооборота офиса; • Хранение служебных записок и контроль их наличия и подписи руководителя; • Ведение журналов регистрации документации, включая корреспонденцию, договора; • Регистрация и своевременная отправка исходящей корреспонденции по просьбе сотрудников; • Прием, регистрация и передача входящей корреспонденции адресатам; • Своевременная выдача командировочных удостоверений сотрудникам и передача их внешнему поставщику по оказанию услуг по ведению локального бухгалтерского учета; • Ведение архива документации Представительства, при необходимости подготовка документации к уничтожению; • Регистрация и хранение договоров Представительства, передача экземпляра договоров контрагенту; • Организация приема и рассылки деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), ведение в пределах своих полномочий деловой переписки; • Подготовка к ежемесячным собраниям, проводимым совместно с Главой Представительства и Руководителями подразделений (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение и архивирование протоколов собрания (МСМ Minutes). 2) Управление офисом: • Своевременное обеспечение офиса необходимым офисным оборудованием и материалами, за исключением компьютерной техники: офисная мебель, сейфы, телефония, мобильные телефоны, выдача проекторов сотрудникам FF, сим-карты, бумага, картриджи для принтера, канцелярские товары, питьевая вода, продукты питания (чай, кофе, сахар, соль, молоко), средства для уборки офиса, кухонные принадлежности и др.; заключение договоров с поставщиками товаров и услуг; при необходимости организация тендеров и оформление тендерной документации на приобретение офисного оборудования, материалов и услуг; • Решение вопросов функционирования офиса (электрика, кондиционеры, сантехника, уборка офиса и др); • Оказание административной и деловой поддержки Главы Представительства; • Организация приема гостей и партнеров компании; • Оказание содействия координирования работы с туристическими агентствами по организации визитов гостей Сандоз (визовая поддержка, заказ билетов, организация проживания и пр.); • Организация обедов офисных сотрудников; • Своевременное информирование об изменении контактных данных сотрудников, внутренних телефонных линиях и другой информации; • Участие в организации корпоративных мероприятий, цикловых собраний: составление предварительной сметы расходов, поиск места проведения, поставщика услуг по организации и месту проведения, составление запроса для компании по организации мероприятий, контроль над подготовкой и проведением мероприятия, составление отчетной документации; • Заказ визиток и печатей по запросу сотрудников; • Оказание работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем; • Оформление заказов, договоров поставки, иной соответствующей документации с поставщиками покупаемых; • Представительством товаров, обеспечение отправки заказов по электронной почте. 3) Работа в специальных программах • Создание поставщиков товаров и услуг в системе; • Организация закупок через системы SAP, выполнение функции байера (buyer) в пределах полномочий; • Работа в системе, загрузка договоров с поставщиками товаров и услуг в систему. 4) Ведение склада: • При поступлении материалов на склад внесение данных о полученных материалах в таблицу учета движения материалов; • Выдача материалов сотрудникам по запросу и учет выдачи в таблице учета движения материалов; • Своевременное информирование ответственных лиц об истечении сроках годности материалов; • Участие в инвентаризации материалов на складе.

Требования:

• Высшее образование • Опыт работы на аналогичной позиции в рамках международной компании (желателен) • Организованность и дисциплинированность, развитые навыки постановки целей, планирования, контроля над работой поставщиков товаров и услуг • Отличные коммуникативные навыки, соблюдение делового этикета, правил делового общения, умение работать в команде • Знание основ ведения делопроизводств • Опытный пользователь ПК • Знание английского языка – устного и письменного - уровень Intermidiate и выше (обязательно)
  • • Высшее образование
  • • Английский язык (cвободное владение)

Условия:

• Конкурентоспособный уровень оплаты труда; • Компенсация питания; • Компенсация мобильной связи; • Работа в одной из крупнейшей глобальной дженериковой фармацевтической компании; • Корпоративные программы профессионального обучения и развития сотрудников • Возможность профессионального и карьерного развития в рамках "Сандоз" и группы компаний "Новартис".

Вакансия в архиве
№ 30624804
31 июля
Этой вакансией интересовались сегодня 14 человек

похожие вакансии

компания