Вакансия в архиве, закрыта 6 марта
№ 30624804

Офис-менеджер / Office Manager

по договоренности
Ташкент
Полный рабочий день на территории работодателя
Опыт работы от 1 года, высшее образование, английский cвободное владение
Должностные обязанности:
Швейцарская компания "Сандоз", ведущий мировой производитель и поставщик на рынок высококачественных лекарственных средств, подразделение группы компаний "Новартис" приглашает на работу кандидатов на позицию:

Офис-менеджера (Office Manager).

Цель позиции: Обеспечение полной административной поддержки всем сотрудникам Представительства в части управления офисом, ведения делопроизводства, организационной работы, проведения закупок офисного оборудования и организации оплаты товаров и услуг поставщикам посредством системы SRM, учета приема и выдачи складских запасов промоматериалов.

1) Ведение документооборота:

• Координирование работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, учет и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организация документооборота офиса;
• Хранение служебных записок и контроль их наличия и подписи руководителя;
• Ведение журналов регистрации документации, включая корреспонденцию, договора;
• Регистрация и своевременная отправка исходящей корреспонденции по просьбе сотрудников;
• Прием, регистрация и передача входящей корреспонденции адресатам;
• Своевременная выдача командировочных удостоверений сотрудникам и передача их внешнему поставщику по
оказанию услуг по ведению локального бухгалтерского учета;
• Ведение архива документации Представительства, при необходимости подготовка документации к уничтожению;
• Регистрация и хранение договоров Представительства, передача экземпляра договоров контрагенту;
• Организация приема и рассылки деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), ведение в пределах своих полномочий деловой переписки;
• Подготовка к ежемесячным собраниям, проводимым совместно с Главой Представительства и Руководителями подразделений (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение и архивирование протоколов собрания (МСМ Minutes).
2) Управление офисом:

• Своевременное обеспечение офиса необходимым офисным оборудованием и материалами, за исключением компьютерной техники: офисная мебель, сейфы, телефония, мобильные телефоны, выдача проекторов сотрудникам FF, сим-карты, бумага, картриджи для принтера, канцелярские товары, питьевая вода, продукты питания (чай, кофе, сахар, соль, молоко), средства для уборки офиса, кухонные принадлежности и др.; заключение договоров с поставщиками товаров и услуг; при необходимости организация тендеров и оформление тендерной документации на приобретение офисного оборудования, материалов и услуг;
• Решение вопросов функционирования офиса (электрика, кондиционеры, сантехника, уборка офиса и др);
• Оказание административной и деловой поддержки Главы Представительства;
• Организация приема гостей и партнеров компании;
• Оказание содействия координирования работы с туристическими агентствами по организации визитов гостей Сандоз (визовая поддержка, заказ билетов, организация проживания и пр.);
• Организация обедов офисных сотрудников;
• Своевременное информирование об изменении контактных данных сотрудников, внутренних телефонных линиях и другой информации;
• Участие в организации корпоративных мероприятий, цикловых собраний: составление предварительной сметы расходов, поиск места проведения, поставщика услуг по организации и месту проведения, составление запроса для компании по организации мероприятий, контроль над подготовкой и проведением мероприятия, составление отчетной документации;
• Заказ визиток и печатей по запросу сотрудников;
• Оказание работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем;
• Оформление заказов, договоров поставки, иной соответствующей документации с поставщиками покупаемых;
• Представительством товаров, обеспечение отправки заказов по электронной почте.

3) Работа в специальных программах
• Создание поставщиков товаров и услуг в системе;
• Организация закупок через системы SAP, выполнение функции байера (buyer) в пределах полномочий;
• Работа в системе, загрузка договоров с поставщиками товаров и услуг в систему.

4) Ведение склада:
• При поступлении материалов на склад внесение данных о полученных материалах в таблицу учета движения материалов;
• Выдача материалов сотрудникам по запросу и учет выдачи в таблице учета движения материалов;
• Своевременное информирование ответственных лиц об истечении сроках годности материалов;
• Участие в инвентаризации материалов на складе.
Требования:
• Высшее образование
• Опыт работы на аналогичной позиции в рамках международной компании (желателен)
• Организованность и дисциплинированность, развитые навыки постановки целей, планирования, контроля над работой поставщиков товаров и услуг
• Отличные коммуникативные навыки, соблюдение делового этикета, правил делового общения, умение работать в команде
• Знание основ ведения делопроизводств
• Опытный пользователь ПК
• Знание английского языка – устного и письменного - уровень Intermidiate и выше (обязательно)
Мы предлагаем:
• Конкурентоспособный уровень оплаты труда;
• Компенсация питания;
• Компенсация мобильной связи;
• Работа в одной из крупнейшей глобальной дженериковой фармацевтической компании;
• Корпоративные программы профессионального обучения и развития сотрудников
• Возможность профессионального и карьерного развития в рамках "Сандоз" и группы компаний "Новартис".
Офис-менеджер / Помощник руководителя
Технологическая компания, по договоренности
Офис-менеджер (секретарь)
ASKLEPIY, по договоренности
Офис-менеджер
Trust Realty Invest, до 800 000 сум.
Офис-менеджер, администратор
Ноу, от 800 000 до 1 500 000 сум.
Офис-менеджер (помощник руководителя)
Orient Concept, по договоренности
Офис-менеджер
Plant Vitro Systems, по договоренности
Офис-менеджер / Секретарь
Professionals Performance, по договоренности
Офис-менеджер
West end consulting, по договоренности