Обязанности и достижения:
- взаимодействие с арендаторами, многие из которых являются крупными российским иностранными дистрибьюторами строительных и отделочных материалов (США, Германия, Швеция, Франция, Турция, Россия):
- контроль исполнения условий договора;
- контроль незамедлительного устранения различных замечаний, в первую очередь по противопожарной безопасности и безопасности эксплуатации помещений;
- составление бюджета совместно с арендаторами в качестве дополнительных услуг;
- проведение встреч и переговоров, деловая переписка, полная поддержка по всем рабочим вопросам в рамках обязательств Управляющей Компании (УК);
- организация совместных программ, в том числе праздничных мероприятий, согласование общехозяйственных вопросов, заявок, просьб;
- взаимодействие с подрядными организациями:
- ежедневная работа с множеством обслуживающих компаний на выполнение постоянных и разовых работ;
- полный перечень работ по обслуживанию, комплексной уборке;
- проведение отборочных конкурсов с целью выбрать наиболее подходящих подрядчиков, ориентированность на качественное и оперативное выполнение работ и предоставляемых услуг;
- заключение и ведение договора подряда, дополнительных соглашений;
- контроль качества выполняемых работ, приёмка работ-услуг, выявление замечаний в работе, в случае необходимости – требовать их устранения и добиваться оговоренных результатов, составление дефектных ведомостей, архивирование всей сопутствующей корреспонденции (договоры, соглашения, письма, приказы, поручения, приложения, акты, счета, товарные накладные и пр.).
— взаимодействие с собственниками ТСК: контроль за соблюдением условий договорных обязательств;
- опыт работы с контролирующими организациями (правоохранительные структуры, ФМС, Роспотребнадзор, Госпожнадзор, Санитарно-эпидемиологические службы и др.);
- ежедневная комплексная уборка – проведение систематических осмотров помещений и прилегающей территории на предмет чистоты и порядка на объекте;
- подготовка здания к отопительному сезону, оперативное реагирование на возникшие неполадки после запуска отопления в Здании;
- сбор, транспортировка и утилизация мусора
- сезонное мытьё фасадов и остекления атриума,
- проведение ежемесячных работ по дезинфекции и дератизации;
Организационные мероприятия:
- разбирательство в конфликтных и спорных ситуациях, работа с нарушениями и внутренних Правил ТСК и пр.;
- жизнеобеспечение офиса (завоз воды, канцелярские товары, офисная техника и мебель и пр.);
- формирование бюджета по статьям на следующий год, их согласование с руководством и поставщиками товаров, работ, услуг;
- контроль исполнения бюджета, его защита, оптимизация затрат на комплексное обслуживание объекта, проверка статуса счётов, его актуализация;
- составление финансовых отчётов совместно с УК касаемо эксплуатации здания, расходования и движения ТМЦ.
- работа с исходящей и входящей корреспонденцией (дополнительные обращения, заявки, письма, уведомления и пр.);
- согласование сроков и контроль выполнения работ, их качество;
- учёт претензий и оформление рекламаций, работа по страховым случаям;
- взаимодействие с администрацией УК по общехозяйственным вопросам, возникающим в процессе работы подразделения, с государственными службами (полиция, миграционная служба) и контролирующими организациями;
- ведение бухгалтерских документов по терминалам оплаты (мойка окон, альпинистские работы, комплексная уборка, химчистка мебели и др.);
- кадровая работа: поиск и набор персонала. Формирование рабочих групп на объекты;
- расчёт заработной платы в полном объёме, инвентаризация материальных и учёт денежных средств, ведение табеля графика рабочего времени;
- работа с подрядчиками и взаимодействие с ними – функциональное подчинение.
- общее делопроизводство, ведение и поддержание документооборота, электронного в полном объёме с центральным офисом;
- полная поддержка администрации ТСК на объекте по вопросам благоустройства и технических работ, организация и проведения праздничных совместных мероприятий на объектах;
- контроль порядка в офисах, в случае обнаружения нарушений, незамедлительное их устранение, добиваться от сотрудников выполнения норм и правил, предусмотренных на объекте;
- составление итоговых ежемесячных и ежегодных отчётов по результатам работы всего подразделения;
- проведение встреч и переговоров с первыми лицами компаний в Москве (Управляющие ЖК и БЦ, Генеральные директора и заместители крупных управляющих и строительных девелоперских компаний);
- подготовка документов для участия в тендерах;
- осмотр и экспертиза коммерческих объектов недвижимости, составление смет и графиков обслуживания (комплексная уборка здания и прилегающей территории; техническая эксплуатация инженерных систем);
- формирование концепций обслуживания по запросу Заказчика, составление коммерческих предложений и заключение договоров;
- ведение документооборота в полном объёме;
- составление отчётов по результатам работы.