Обязанности и достижения:
- обеспечение подготовки и организации работы офиса;
- организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
- руководство работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений;
- разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды;
- организация обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;
- определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенности, организация платежей за поставленные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформление платежных документов;
- организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;
- организация: встреч, приемов, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
- организация и проведение деловых переговоров (планирование деловых встреч, управление переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организация документального оформления переговоров, анализ результатов деловой встречи);
- координация работы по ведению делопроизводства, организация документооборота офиса;
- организация и ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), рассылка необходимых материалов;
- осуществление контроля за трудовой дисциплиной работников офиса;
- разработка и внедрение системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществление контроля за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.