Обязанности и достижения:
Обязанности:
- планирование и организация рабочего дня руководителя;
- оперативный поиск/сбор информации, материалов, необходимых руководителю;
- координация входящих и исходящих звонков руководителя;
- организация приема посетителей: запись, заказ пропусков, сопровождение, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема, чай/кофе;
- организация заседаний и совещаний, проводимых при участии руководителя (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение, оформление и рассылка протоколов заседаний и совещаний;
- координация получения и отправки корреспонденции руководителя (почта, электронная почта, факс);
- осуществление взаимодействия с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем, не требующих его непосредственного участия;
- осуществление технической помощи (копирование, печать, сканирование и пр.);
- ведение телефонной и информационной базы руководителя (контакты, дни рождения);
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами орг. техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его комфортной работе;
- выполнение иных служебных поручений руководителя;
- ведение электронного и бумажного документооборота приемной руководителя;
- составление и редактирование писем, запросов, приказов и др. документов по поручению руководителя;
- доведение распоряжений, приказов и поручений руководителя до структурных подразделений;
- отслеживание сроков исполнения документов;
- проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, в случае необходимости, качественное их редактирование;
- контроль соблюдения регламента согласования документов, передаваемых на подпись руководителю;
- прием и распределение по структурным подразделениям предприятия телефонных звонков, корреспонденции, факсимильных сообщений, электронной почты;
- ведение табеля учета рабочего времени.
Достижения:
- содействие в процессе внедрения системы электронного документооборота "ДЕЛО";
- совершенствование системы документооборота на предприятии.
С 01.07.2013 года, по совмещению с основной должностью секретаря генерального директора, принята на должность ведущего специалиста по связям с общественностью.
Обязанности:
- освещение деятельности предприятия (написание пресс-релизов, пост-релизов, информационных статей о деятельности, достижениях предприятия/сотрудников);
- обновление контента сайта предприятия;
- разработка макетов рекламных баннеров для размещения на сайте;
- взаимодействие со СМИ - пресса, ТВ (размещение информационных материалов о деятельности предприятия, имиджевых статей, поздравлений, объявлений);
- мониторинг и анализ публикаций, сюжетов СМИ, освещающих деятельность предприятия;
- взаимодействие с подрядчиками (рекламные агентства, продакшн студии, дизайнеры, типографии, аниматоры, артисты и пр.);
- организация участия предприятия в мероприятиях (спортивные турниры, конкурсы, муниципальные мероприятия);
- поиск интернет-площадок для реализации продукции предприятия и размещения рекламных материалов;
- содействие в организации участия предприятия в выставках строительной индустрии Отечественные строительные материалы, BATIMAT RUSSIA;
- участие в подготовке корпоративных мероприятий (поиск площадки, артистов, ведущих, участие в разработке, согласовании программы и сценария);
- фотосъемка на сторонних мероприятиях, в которых коллектив предприятия принимает участие, обработка фото перед публикацией на сайте.
- организация мероприятия, посвященного 15-летию ЗАО "Новомосковский завод керамических материалов":
• поиск и дальнейшее взаимодействие с подрядчиками по вопросам:
- полиграфии
- наружной рекламы
- сувенирной продукции
- съемки и монтажа корпоративного фильма и видеороликов о сотрудниках предприятия
- пиротехнического шоу
- организации и проведения концертной программы
• взаимодействие со СМИ (ТВ, пресса) - координация видео/фото-операторов, журналистов (съемка сюжетов о деятельности предприятия, интервью с первыми лицами предприятия), утверждение сюжетов и статей перед выпуском и публикацией;
• взаимодействие с органами местного самоуправления, партнерами предприятия, ветеранами предприятия, крупными производственными предприятиями муниципального образования по вопросу участия в мероприятии;
• координация всех участников мероприятия;
• заключение договоров и документационная отчетность по курируемым направлениям в подготовке и проведении мероприятия.
Достижения:
- благодарность за проявленную инициативу, организацию и проведение мероприятия, посвященного празднованию 15-летия ЗАО "НЗКМ";
- создание положительного имиджа предприятия как в городе, так и за его пределами.