Ведущий специалист по документообороту / Помощник руководителя (Бизнес- ассистент) / Секретарь

Была в этом месяце

100 000 ₽

60 лет (родилась 11 апреля 1965), не состоит в браке, детей нет

Москва

Курская

Площадь Ильича

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Коммуникабельность
Грамотная речь
Ориентация на результат
Делопроизводство
Электронная почта
Работа с оргтехникой
Доброжелательность
Деловое общение
Работа с документами
Работа с людьми
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 25 лет и 10 месяцев

- Март 2019 – октябрь 2023
- 4 года и 8 месяцев
Ведущий специалист группы сопровождения ГОЗ, ведущий специалист
ВЭИ-филиал ФГУП "РФЯЦ-ВНИИТФ им. академ. Е.И. Забабахина" ГК "Росатом", Москва
http://vniitf.ru
Полный комплекс работ по созданию электротехнического оборудования, начиная от фундаментальных исследований до внедрения в производство, участия в испытаниях и наладке крупных объектов.
Обязанности и достижения:
Работа с документами (информационно-документационное обслуживание) в полном объеме, ведение делопроизводства, организационная работа. Работа в СЭД. Взаимодействие с ВП. Опыт работы с конфиденциальной информацией. Дополнительные обязанности: Контроль ознакомления начальников отделов отделения (60 чел.) с изменениями в документации СМК предприятия. Ведение журнала регистрации вводного и первичного инструктажа по ОТ в отделении, контроль ведения журналов в отделах. Ведение журнала персональных книжек по ОТ, их заполнение и выдача работникам. Доведение приказов и другой документации по ОТ до начальников отделов отделения, контроль исполнения. Ведение журнала по прохождению ежегодного обучения по электробезопасности сотрудниками отделения. Контроль своевременного обеспечения отделов аптечками первой помощи. В части кадрового делопроизводства: ведение табеля учёта рабочего времени отделения, составление графика отпусков, оформление приказов на командировки, прием заявлений на отпуск, увольнение, замещение, личных заявлений. Награждена ГК "Росатом" ВЭИ-филиал ФГУП "РФЯЦ-ВНИИТФ им академ. Е. И. Забабахина" юбилейной медалью 100 лет со дня основания ВЭИ.
- Июль 2014 – октябрь 2016
- 2 года и 4 месяца
Помощник генерального директора
ГК "Платная дорога", Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство, документооборот компании. Выполнение поручений генерального директора, президента компании. Ведение календаря встреч руководителя (Outlook Ex.). Организация встреч, совещаний. Работа с конфиденциальной информацией. Организация командировок. Административная поддержка руководителя во время его командировок. Заказ визиток. Оформление пропусков. Организация подписки на периодические издания для руководства компании. Организация и контроль доставки документов, почты. Организация приема посетителей. Информационное обеспечение. Поддержание деловых контактов. Организация корпоративных мероприятий. Контроль своевременного исполнения в полном объёме УК и компанией – арендодателем положений договора аренды в части, касающейся обеспечения жизнедеятельности офиса. Мониторинг деятельности компаний-подрядчиков, работающих на территории офиса (деятельность УК БЦ, клининг, снабжение водой, др.). Обеспечение бесперебойного функционирования СЖО посредством организации соответствующего ТО (с помощью УК или подрядных организаций на договорной основе). Организация ремонта СЖО, в случае необходимости, с привлечением УК или других подрядных организаций. Организация ремонта офиса, контроль за проведением работ. Организация рабочих мест для новых сотрудников. Организация рабочих мест генерального директора и президента компании. Адаптация новых сотрудников. Обеспечение помещений офиса операционной мебелью. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, офисной техники, бытовой техники и др.) Поиск компаний – подрядчиков, сопровождение договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг (подписание, пролонгация, контроль исполнения). Контроль финансирования офисных проектов по своей деятельности, оплата счетов, документооборот с компанией-арендодателем, компаниями-поставщиками, подрядчиками, взаимодействие с финансовой службой, бухгалтерией. Организация и проведение переезда компании. Контроль работы всех отделов компании, контроль исполнения приказов и распоряжений руководства для конкретных сотрудников, отделов организации.
- Август 2010 – июль 2014
- 4 года
Помощник заместителя генерального директора по специальной технике
ФГУП "Всероссийский электротехнический институт имени В. И. Ленина" (www.vei.ru), Москва
Обязанности и достижения:
Работа с документами, с почтой. Делопроизводство. Контроль за сроками исполнения документов. Информационное обеспечение. Организация и обеспечение рабочих мероприятий. Организация командировок. Поддержание деловых контактов. Планирование рабочего дня руководителя. Организация приема посетителей. Организация рабочего места руководителя.
- Июль 2009 – октябрь 2009
- 4 месяца
Административный секретарь/секретарь приемной со знанием французского языка
ООО «Рокетт Рус», Москва
Обязанности и достижения:
Обеспечение секретарской поддержки (переписка на русском и французском языках, делопроизводство, документооборот, работа с оргтехникой и т. д.). Административная поддержка сотрудников офиса и руководителя (организация встреч и поездок руководителя и сотрудников по России, СНГ и Франции (заказ билетов, гостиниц, такси), выполнение личных поручений руководителя, организация приглашений и визовой поддержки для иностранных сотрудников, регистрация руководителя (экспат), заказ визиток, организация подписки на периодические издания для руководителя, оформление постоянных пропусков для сотрудников и разовых пропусков для посетителей, прием посетителей, взаимодействие с курьерскими службами, обработка корреспонденции, ведение различных баз данных, заказ товаров в специализированной системе, формирование пакета документов для таможенного оформления, контроль графика доставок груза, взаимодействие с бюро переводов, нотариальное заверение документов, прием и распределение телефонных звонков, перевод корреспонденции с русского языка на французский язык и с фр. яз. на р. яз., перевод ежеквартальной бухгалтерской документации с французского на рус. яз.). Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских и других товаров для офиса, обеспечение исправности офисного оборудования. Задачи по обеспечению офиса в целом (взаимоотношения с арендодателем).
- Декабрь 2007 – март 2009
- 1 год и 4 месяца
Секретарь
ООО "Провизоринформ" (ООО "Издательский холдинг "Медиа Медика"), Москва
Обязанности и достижения:
Ведение делопроизводства (печать деловой документации, доверенностей, справок и т. д.), обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, вызов системного администратора, электрика и т. д.), представительские расходы, заключение договоров с «Мосгортранс», заказ проездных билетов для сотрудников, ведение ведомости учета приема и выдачи проездных билетов, организация, распределение и контроль работы курьеров, создание и ведение базы данных, ведение табеля учета рабочего времени, ведение записи заявок рассылаемых и получаемых деловых бумаг в книге учета, прием и распределение посетителей, разрешение конфликтных ситуаций по телефону и в приемной, ведение переписки с деловыми партнерами, выполнение поручений руководителя, директора по маркетингу, главного бухгалтера, контроль выполнения поручений руководства, прием и распределение звонков (мини- АТС), работа с оргтехникой, прием и распределение почтовой корреспонденции, ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции, поиск информации в сети Интернет. Достижения: организация рабочего места и работы секретаря "с нуля".
- Июнь 1999 – июль 2005
- 6 лет и 2 месяца
Референт-переводчик французского языка
ООО Вемос (переводом из ИЧП Ант), Вологда
Обязанности и достижения:
Ведение переговоров и деловой переписки на русском и французском языках. Организация встреч. Делопроизводство. Осуществление контроля исполнения приказов, распоряжений руководителя. Ведение документооборота. Прием посетителей. Планирование рабочего дня руководителя. Подготовка совещаний (подбор необходимых руководителю документов, оповещение участников о времени и месте). Деловые контакты с партнерами компании и с иностранными предпринимателями, заинтересованными в совместном бизнесе. Организация пребывания иностранных партнеров в России (оформление приглашений, прием, бронирование гостиниц, встреча, организация программы и т. д.). Организация местных командировок руководителя. Участие в переговорах с поставщиками. Общение с поставщиками, клиентами и контроль оплаты счетов. Ответы на телефонные звонки, телефонные переговоры с клиентами, поставщиками. Консультация покупателей по продукции. Письменные переводы, поступающей в компанию импортной продукции (ее сопроводительных документов), с французского языка на русский язык
- Июль 1997 – май 1999
- 1 год и 11 месяцев
Секретарь-референт
ИЧП Ант, Вологда
Обязанности и достижения:
Планирование рабочего дня руководителя, выполнение поручений руководства. Делопроизводство. Ответы на телефонные звонки, телефонные переговоры с клиентами, поставщиками. Письменные переводы, поступающей в компанию импортной продукции (ее сопроводительных документов), с французского языка на русский язык.
- Февраль 1995 – июль 1995
- 6 месяцев
Переводчик-референт французского языка на время исполнения контракта с фирмой Simion Fils
ТОО Частная юридическая контора "Шарыпов и Денисовы", Вологда
Обязанности и достижения:
Корреспонденция и телефонные переговоры на французском языке, деловой и технический переводы документации с фр./яз на р./яз и с р./яз на французский язык в области лесоторговли (с использованием словаря специальной терминологии). Переводы документов с французского языка на русский язык для представления в суде.
- Октябрь 1992 – июль 1993
- 10 месяцев
Учитель французского языка
ИЧП Плигиной Н.А., Вологда
- Август 1987 – май 1991
- 3 года и 10 месяцев
Учитель французского языка
Школа № 244, Санкт-Петербург

Образование

- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 1987
Вологодский государственный педагогический университет
Факультет: Иностранных языков
Специальность: Учитель французского и немецкого языков

Обо мне

Дополнительные сведения:

Энергична, коммуникабельна, порядочна, ответственна, стрессоустойчива, доброжелательна, исполнительна, инициативна. Умение добиваться поставленных задач. Легко и с удовольствием осваиваю новое. Чтение художественной литературы на русском и французском языках, психология, живопись, путешествия. Наличие рекомендательных писем.