Обязанности и достижения:
Управление складскими комплексами класса "А" 223000кв.м и 44000 кв.м.
1. Отчетность и Статистика
а) подготовка проекта Операционного бюджета;
б) корректировка Операционного бюджета – ежеквартально;
в) предоставление информации для составления Income projections;
г) предоставление информации для составления Cost projections;
д) предоставление информации для выставления счетов;
е) предоставление пояснений к разнице показателей "план – факт";
ж) сбор и обновление основных сведений об объекте.
2. Исполнение договоров аренды:
а) контроль передачи помещений по ДА (предварительным договорам - ПДА) с оформлением, если применимо: акт доступа, акт начала использования (въезда), акт окончания работ арендатора, акт приема-передачи помещений. Координация работы ФМ-компании в рамках данного пункта;
б) контроль составления, согласования с арендатором перечня замечаний (замечания и сроки устранения), контроль устранения фактического устранения, оформление акта об отсутствии замечаний. Координация работы ФМ-компании в рамках данного пункта;
в) контроль исполнения арендатором условий ДА в части использования помещений – периодические обходы помещений, рассмотрение отчетов ФМ-компании об осмотрах помещений;
г) мониторинг сроков действия обеспечительных инструментов в рамках ДА (банковские гарантии);
д) контроль наличия у арендаторов полисов страхования имущества, ГО, ведение соответствующего реестра;
е) контроль соблюдения арендаторами правил комплекса, доработка правил по мере необходимости, анализ соответствия правил операционным особенностям комплекса;
ж) контроль исполнения арендодателем (собственником) условий договора аренды в части соответствия помещений и комплекса заявленным в договоре характеристикам;
з) участие в расчете Recharge;
и) контроль подготовки отчетной документации для арендаторов в подтверждение расчета Recharge, передача документации арендаторам;
к) поддержание документооборота с арендаторами, с ведением реестра передаваемых документов;
л) сбор и обновление основных сведений об арендаторах (профиль деятельности компании, ФИО и контакты руководителей).
3. Комплексное обслуживание объекта:
а) контроль процедуры рассмотрения обращений Арендаторов в отношении проведения Работ – контроль работы ФМ-компании;
б) контроль работы ФМ-компании, клининга, охранного предприятия, других поставщиков услуг. Контроль наличия у ФМ-компаний достаточного количества документации об объекте, других сведений, необходимых для эксплуатации и обслуживания объекта;
в) подготовка и проведение тендеров по выбору обслуживающих компаний;
г) контроль соответствия текущих расходов операционному бюджету;
д) поддержание процедуры Payment Request (заявки на оплату);
е) поддержание документооборота с обслуживающими компаниями, обеспечение наличия всей первичной документации не позднее числа, установленного Финансовым отделом на тот или иной месяц.
4. Коммунальное снабжение объекта:
а) ведение договоров коммунального снабжения, контроль работы ФМ-компании в рамках данного пункта: обеспечение предоставления данных в снабжающие организации, получение первичной бухгалтерской документации и т.д.;
б) контроль подготовки отчета о расходовании коммунальных услуг.
5. Страхование:
а) контроль степени рисков, своевременное уведомление Страховой компании;
б) контроль соблюдения условий договора страхования.
6. Маркетинг и продажи:
а) содействие Отделу маркетинга в показах Объекта – демонстрация помещений, предоставление общих сведений об Объекте;
б) содействие Отделу Маркетинга в подготовке коммерческого предложения;
в) предоставление сведений для подготовки договора аренды:
- расчет площади сдаваемых помещений (БТИ, BOMA),
- подготовка приложений (план комплекса, план помещений),
- контроль работы ФМ-компании при подготовке Акта разграничения и Инвентарной ведомости;
г) участие в переговорах с потенциальным арендатором, подготовка ответов на вопросы;
д) поиск возможностей дополнительных продаж – парковка, реклама и др.;
е) изучение потребностей арендаторов в дополнительных услугах (кейтеринг, доставка, обслуживание внутренних систем, др.).