Обязанности и достижения:
- Работа с документацией: регистрация входящих и исходящих писем, учет, систематизация, подготовка и предоставление документов по запросу
- Организация, хранения и ведения архивного делопроизводства (прием, сканирование документов, размещение документов в электронном архиве)
- Организация командировок для сотрудников (заказ билетов, гостиниц, выдача необходимых документов для командировок)
- Обеспечение офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса
- Организация встреч, приемов и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
- Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами
- Обеспечение рабочего места руководителя и сотрудников офиса (необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями)
- Помощь сотрудникам отдела снабжения и закупок (составления коммерческих предложений, общение по телефону и электронной почте с поставщиками)
- Помощь в проведения инвентаризаций.
- Частичное замещение специалиста отдела кадров (ведение частичного кадрового делопроизводства):
- Оформление приема, перевода, увольнения;
- Формирование и хранение личных дел работников;
- Заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
- Ведение, учет и хранение личных карточек формы Т-2;
- Составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
- Ведения табеля учета рабочего времени, ведения журналов отлучек и местных командировок
выдача заверенных копий документов и справок о работе.
- Помощь юристу (оформление договоров, актов о выполненных услугах, соглашений и т. д.)
- Помощь главному инженеру (составлений писем, запросов)
- Помощь главному бухгалтеру (сбор закрывающих документов от заказчиков, поставщиков)
Частичная взаимодействия с отделом ПТО:
- Взаимодействия с прорабами, инженерами
- оформления телефонограмм, гарантийных писем в РЭВС АО "Мосводоканал и т. д. организаций;
- оформления заявок на допуск представителей организации в АО "Мосводоканал", ГУП "Москоллектор ", и иных организаций.
- оформление сопроводительных писем к исполнительной документации, передачи технических актов и иных документов.
- Ведение реестра паспортов и сертификатов.