Обязанности и достижения:
• Помощь в организации переезда крупной IT компании;
• Проведение встреч с заказчиками;
• Прием и распределение телефонных звонков, в том числе организация конф-коллов;
• Встреча и прием гостей (приготовление чая/кофе, заказ пропусков на автомобиль);
• Взаимодействие с отделом делопроизводства (заявки на курьера, почта России, регистрация вход./исход. корреспонденции, заведение регистрационных номеров);
• Подготовка переговорных комнат к совещаниям и другим мероприятиям;
• Заведение БЗ, подготовка отчетности в 1С по счетам заказчиков;
• Заказ и ведение учета журнала распределения канцтоваров;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, продукты питания, хоз. товары, медикаменты);
• Заказ и оформление визитных карточек;
• Организация и контроль работы уборщицы;
• Согласование актов субподряда (запуск в систему, контроль за своевременным согласованием);
• Подписание актов у руководства;
• Брошюрование презентаций и других документов;
• Организация командировок сотрудников (КУ, СЗ, фин.отчет, билеты, гостиница);
• Помощь в организации выездных мероприятий, фуршетов, корпоративов;
• Организация оформления офиса к Новому году;
• Взаимодействие с бухгалтерией (оплата счетов, предоставление актов и т.д.)
• Функции заведующего складом компании;
• HR взаимодействие и помощь руководителю функции;
• Уход за цветами в зоне ресепшен;
• Организация поздравления сотрудников, партнеров и клиентов;
• Сканирование документов;
• Чистка, уборка кофемашины, контроль исправности;
• Контроль чистоты и порядка в офисе, отслеживание исправности технических средств и оборудования;
• Организация переезда сотрудников (помощь в оформлении рабочего места, в установке компьютерной техники и оргтехники, взаимодействие с организациями по заказу грузчиков).