Секретарь, делопроизводитель, специалист, менеджер, администратор

Была вчера в 18:49

45 000 ₽

42 года (родилась 13 октября 1983), не состоит в браке, детей нет

Петрозаводск

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 8 лет и 7 месяцев

- Сентябрь 2021 – октябрь 2022
- 1 год и 2 месяца
Специалист по сопровождению договорной работы
АО «ПКС-Водоканал» (причина увольнения - сокращение штата работников), Петрозаводск
Обязанности и достижения:
I. Организация договорной работы в АО «ПКС-Водоканал» и АО «ПКС-Тепловые сети»: - Оформление процесса согласования проектов договоров поставки, подряда, оказания услуг, банковских, кредитных, цессии, технологического присоединения водоснабжения/водоотведения и прочих (дополнительных соглашений, соглашений, приложений) в СЭД посредством программного продукта «Lotus Notes 9»: заполнение карточки договора (тип/вид, сумма, предмет договора, контрагент, вложение документов для согласования и сопутствующих документов), установление уполномоченных на согласование договора визирующих лиц, направление заполненной карточки договора на согласование путём электронного визирования в СЭД, непосредственное согласование договора (уполномоченное лицо). - Формирование пакета документов по завершении процедуры согласования с последующей передачей необходимого количества чистовых экземпляров договора лицам, уполномоченным доверенностью на их подписание: распечатка окончательной (согласованной) версии проекта договора со всеми приложениями и отчётом о согласовании после устранения ответственными исполнителями замечаний согласно комментариям визирующих лиц в отчёте о согласовании документа; прошивка экземпляров договора и опечатывание сшивки наклейкой с заверительной печатью; скрепление подписанного договора и заверительной надписи оттиском печати АО «ПКС-Водоканал» или АО «ПКС-Тепловые сети»; направление ответственному исполнителю оформленного договора для передачи контрагенту. - Регистрация договоров в электронных журналах учёта АО «ПКС-Водоканал» и АО «ПКС-Тепловые сети», а также в СЭД в Базах данных договоров. - Обеспечение наличия в СЭД в Базах данных договоров сканированных копий всех договоров АО «ПКС-Водоканал» и АО «ПКС-Тепловые сети» и документов, связанных с их заключением, изменением, прекращением, переданных на хранение. - Перевод договоров в СЭД в статус«Действует» (для проведения оплаты по договору), «Обсуждается» (в стадии согласования или в работе), «Закрыт» (в связи с прекращением договора) на основании предоставленных ответственным исполнителем скан-копий договоров и их подлинников для последующего хранения. - Организация работы архивов договоров АО «ПКС-Водоканал» и АО «ПКС-Тепловые сети». II. Приём, учёт и регистрация судебной корреспонденции АО «ПКС-Водоканал» и АО «ПКС-Тепловые сети».
- Июнь 2020 – январь 2021
- 8 месяцев
Секретарь руководителя
АО «ПКС-Водоканал», Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Приём телефонных звонков и посетителей. - Получение и передача служебной информации по каналам связи (телефонной, факсимильной, электронной, почтовой). - Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в программе «Lotus Notes 9». - Подготовка регистрируемых почтовых отправлений (заказных писем и бандеролей) к отправке Почтой России в программе «Партионная почта». - Ведение делопроизводства и организация документооборота Общества, в том числе и ЭДО. - Осуществление контроля над выполнением работниками Общества распоряжений, содержащихся в приказах руководства, и сроками исполнения ими документов. - Выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов.
- Июль 2019 – сентябрь 2019
- 3 месяца
Делопроизводитель
ГКУ СЗ РК "Центр социальной работы Республики Карелия", Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Приём телефонных звонков. - Консультирование посетителей учреждения. - Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение журналов учёта в электронном виде. - Формирование электронной базы документов. - Ведение делопроизводства и организация документооборота в учреждении. - Контроль над сроками исполнения документов работниками учреждения, над выполнением ими распоряжений, содержащихся в приказах руководства. - Выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов.
- Ноябрь 2016 – февраль 2018
- 1 год и 4 месяца
Секретарь руководителя
Муниципальное казённое учреждение Петрозаводского городского округа «Петрозаводский центр учета имущества» (МКУ «ЦУИ») (причина увольнения – сокращение штата работников), Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Фиксация и распределение входящих телефонных звонков. - Организация приёма посетителей учреждения и координация их движения. - Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в программе «Регистрация документов организации 4.4» (продукт «AraXGroup»). - Ведение делопроизводства и организация документооборота в учреждении: 1. Ведение переписки с Администрацией Петрозаводского городского округа и её структурными подразделениями, а также сторонними организациями и физическими лицами по вопросам текущей деятельности учреждения. 2. Подготовка разного рода запросов, отчётов (еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных и т. п.) в комитет экономики и управления муниципальным имуществом, комитет финансов и прочие комитеты Администрации г. Петрозаводска и их структурные подразделения, справок о балансовой стоимости муниципального имущества (нежилых помещений, зданий, зданий гаражей и т. п.), заявок на канцелярские и хозяйственные товары. 3. Издание приказов по основной деятельности учреждения. 4. Оформление документов по ежегодно проводимой инвентаризации основных средств и имущества муниципальной казны, а также объектов незавершённого строительства, учитываемых на балансе МКУ «ЦУИ» (приказы, протоколы, акты, графики); актов освидетельствования технического состояния муниципального имущества, актов обследования нежилых помещений в МКД и актов приёма-передачи нежилых помещений; актов об утилизации имущества; актов о начислении амортизации на сооружения дорожного хозяйства Петрозаводского городского округа; доверенностей на получение ТМЦ; договоров на оказание услуг по вывозу ТБО, договоров по ремонту и обслуживанию компьютерной и организационной техники, по заправке и восстановлению картриджей для офисной техники, договоров поставки канцелярских принадлежностей и хозяйственных товаров и т. п. - Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности учреждения: 1. Приём и учёт заявлений (приём, увольнение, кадровое перемещение, отпуск). 2. Составление приказов по личному (приём на работу, перевод на другую должность, увольнение) и кадровому (отпуска: предоставление (ежегодных оплачиваемых отпусков, без сохранения заработной платы, по уходу за ребёнком до 3-х лет), перенос отпуска, отзыв из отпуска, досрочный выход из отпуска по уходу за ребёнком, продление отпуска; установление окладов, надбавок, доплат и др. выплат; премирование; исполнение обязанностей на время болезни, командировки или отпуска; привлечение к работе в выходные и праздничные дни; применение дисциплинарного взыскания; издание приказов по штатному расписанию и графику отпусков, о внесении изменений в них) составу. 3. Заполнение личных карточек Т-2. 4. Заполнение трудовых книжек работников. 5. Ознакомление при приёме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами под подпись. 6. Выдача по запросам работников копий документов, связанных с их трудовой деятельностью. 7. Составление и соблюдение графика предоставления очередных отпусков работникам учреждения. Переносы отпуска на другое время. 8. Подготовка сведений о потребности в работниках, наличии вакантных должностей в учреждении в ГКУ РК «Центр занятости населения города Петрозаводска». 9. Оформление договоров ГПХ на установку и техническое сопровождение программы СУФД, сертификатов ключей для работы в ЕИС; договоров на уборку территории мест проведения городских мероприятий и т. п. - Осуществление контроля над исполнением и движением различной документации в учреждении и подготовка отчётов в сектор контроля Администрации Петрозаводского городского округа по контрольным карточкам. - Передача служебной информации по каналам связи (телефонной, электронной, факсимильной, почтовой). - Отправка исполненной документации по адресатам и доставка документации структурным подразделениям Администрации Петрозаводского городского округа, МУП, МКУ, другим юридическим и физическим лицам, располагающимся в здании Администрации г. Петрозаводска. - Разработка номенклатуры дел, обеспечение текущего хранения дел и оперативного использования документации, предархивная обработка: оформление дел на длительное или архивное хранение для последующей передачи в архив учреждения, либо составление актов и описей дел на уничтожение документов с истекшим сроком хранения. - Организация машинописного изготовления, копирования, сканирования и оперативного размножения документов. - Осуществление подбора канцелярских и хозяйственных товаров для нужд учреждения, вычислительной и копировальной техники, комплектующих изделий, а также контроля над исправным состоянием технических изделий, обеспечение своевременного их ремонта, заправки и замены картриджей.
- Декабрь 2012 – декабрь 2014
- 2 года и 1 месяц
Секретарь-референт групп предприятий холдинга
ООО "Бонтон" (причина увольнения – сокращение штата работников), Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Осуществление пропускного режима в здание ООО «Бонтон». - Координация движения посетителей. - Приём и распределение входящих телефонных звонков. - Фиксация рабочей информации посредством факсимильной и электронной связи с последующей переадресацией её в соответствующие структурные подразделения. - Передача служебной информации по каналам связи (телефонной, факсимильной, электронной). - Ведение общего делопроизводства и документооборота всех групп предприятий холдинга: 1. Приём, учёт и регистрация поступающей корреспонденции, экспресс-почты всех групп предприятий холдинга (ведение журнала регистрационного учёта входящей корреспонденции в приложении MS Excel) (проставление даты и номера входящих документов). 2. Распределение и передача поступающей на рассмотрение руководства корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов посредством раскладки в накопители для деловых бумаг. 3. Учёт и регистрация исходящей корреспонденции, экспресс-почты всех групп предприятий холдинга (ведение журнала регистрационного учёта исходящей корреспонденции в приложении MS Excel) (проставление даты и номера исходящих документов). 4. Подготовка исходящей корреспонденции всех групп предприятий холдинга к отправке (оформление конвертов, уведомлений о вручении (их маркирование), описей вложений для заказной и ценной корреспонденции, почтовых реестров, экспедиторских расписок). 5. Контроль возврата подтверждающих отправку документов (почтовые квитанции, уведомления о вручении почтовых отправлений адресату) (делается отметка в журнале регистрационного учёта исходящей корреспонденции о том, что письмо вручено адресату) и передача исполнителям для учёта в работе. 6. Ведение деловой переписки отдельного лица (составление разного рода писем, запросов, заявлений, рекламаций, заявок на подбор персонала в кадровые и рекрутинговые агентства, объявлений для размещения в масс-медиа и т. п. деловых бумаг). 7. Оформление распоряжений директора, в том числе подготовка приказов по основной деятельности холдинга. 8. Ознакомление работников под подпись (расписку) с приказами по внутренней деятельности холдинга. Осуществление контроля над исполнением работниками всех групп предприятий холдинга приказов и распоряжений руководства, а также контроль над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства. 9. Оформление, регистрация и выдача командировочных документов (командировочных удостоверений, приказов о командировании), доверенностей на получение/сдачу товарно-материальных ценностей от/в сторонних (-ие) организаций (-и), доверенностей на транспортные средства, путевых листов. 10. Ведение, внесение изменений в список внутренних телефонов работников холдинга, список транспортных средств для осуществления пропускного режима и организации охраны транспортных средств на территории логистического комплекса ООО «Бонтон». 11. Приём документов на подпись руководства. 12. Заверение печатями всех групп предприятий холдинга подписей директоров на документах или других должностных лиц, которым право подписывать служебные документы и право вести деловую переписку от имени предприятий холдинга делегированы руководством холдинга. 13. Выдача бесконтактных карт, sim-карт на основании заявлений работников холдинга. 14. Подготовка и предоставление ежемесячных отчётов по корпоративной связи. 15. Проставление сквозной нумерации в ответах на Требования и Сообщения налоговой инспекции (V = тысячам листов формата А4). 16. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 17. Обеспечение сохранности печатей и штампов всех групп предприятий холдинга (Выдача печатей производится только по распоряжению руководства и только по акту приёма-передачи материальных ценностей). 18. Организация командировок руководства (заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование номеров в гостиницах). - Организация жизнеобеспечения офиса (заказ питьевой воды, чай/кофе и т. п.). - Санитарно-бытовое и гигиеническое обслуживание бытовой техники (кофемашина, посудомоечная машина, кулер) и оргтехники. - Выполнение отдельных служебных поручений директора по основному профилю деятельности организации.
- Апрель 2012 – июнь 2012
- 3 месяца
Секретарь-референт
Филиал ОСАО "Ингосстрах" в г. Петрозаводск, Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Организация проведения телефонных переговоров, приёма и передачи информации по каналам связи. - Ежедневное получение/отправка корреспонденции в почтовом отделении. - Обеспечение приёма, учёта, регистрации, контроля исполнения документов, информационно-справочного обслуживания и хранения документной информации. - Осуществление подготовки необходимых документов, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность филиала. - Выполнение печатных и копировально-множительных работ. - Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников филиала. - Осуществление оперативной связи с коммерческими и государственными организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности филиала. - Проведение организационной подготовки еженедельных оперативных совещаний, проводимых под руководством директора филиала. - Обеспечение директора филиала канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники; создание условий, способствующих эффективной работе директора. - Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора филиала. - Выполнение иных поручений и заданий директора филиала, относящихся к сфере деятельности и организации работы филиала. - Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности филиала.
- Август 2011 – сентябрь 2011
- 2 месяца
Заведующая канцелярией
АОУ СПО РК «Петрозаводский базовый медицинский колледж», Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Ведение делопроизводства и документооборота образовательного учреждения. - Ведение алфавитных книг. - Составление и выдача справок студентам о (об) зачислении/отчислении, переводе, академическом отпуске, сроках обучения и т. д. для предъявления по месту требования. - Осуществление контроля над исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль. - Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников и студентов. - Осуществление копировально-множительных работ. - Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой.
- Июнь 2008 – март 2010
- 1 год и 10 месяцев
Секретарь директора
ФГОУ ВПО «Карельский филиал Северо-Западной академии государственной службы в г. Петрозаводске», Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Осуществление работы по информационному обеспечению административно-распорядительской деятельности директора. - Ведение делопроизводства: обеспечение приёма, оформления, регистрации, учёта, контроля исполнения документов, информационно-справочного обслуживания и хранения документированной информации. - Выполнение работы по подготовке планёрок и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); ведение и оформление протоколов планёрок и совещаний, осуществление контроля над исполнением поручений с последующей информацией. - Организация приёма посетителей, содействие в рассмотрении просьб и предложений работников. - Организация проведения телефонных переговоров, приёма и передачи информации по каналам связи. - Обеспечение выполнения машинописных и копировально-множительных работ. - Отправка почтовой корреспонденции. - Выполнение отдельных поручений директора по основному профилю деятельности.
- Июнь 2008 – март 2010
- 1 год и 10 месяцев
Секретарь Общественной приёмной Диалог (общественная нагрузка)
Общественная приёмная «Диалог» Главного федерального инспектора в Республике Карелия и Главы Республики Карелия, Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Организация и проведение встреч представителей органов исполнительной власти с гражданами по личным вопросам. - Подготовка отчётов. - Написание статей-заметок для официального сайта.
- Август 2007 – февраль 2008
- 7 месяцев
Секретарь руководителя
ООО «ТД «Промышленные масла и смазки», Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Фиксация и распределение телефонных звонков. - Передача информации средствами факсимильной связи. - Ведение деловых переговоров и заключение договоров оптовых поставок с поставщиками и корпоративными клиентами компании с подачи руководителя. - Работа с паспортами, сертификатами соответствия, санитарно-эпидемиологическими заключениями на ГСМ продукцию, автокосметику, автомобильные и сопутствующие товары. - Ведение делопроизводства: работа с документацией (договорами, доверенностями от покупателей и т. п.) и корреспонденцией организации. - Документационное обеспечение: составление деловых бумаг, писем разного содержания. - Контроль над исполнением задач, выполнение поручений руководителя и взаимодействие с сотрудниками компании. Имею опыт постановки делопроизводства «с нуля».
- Сентябрь 2006 – ноябрь 2006
- 3 месяца
Главный редактор
ЗАО «Холдинговая компания «ПетрозаводскМаш», Петрозаводск
Обязанности и достижения:
- Работа на объектах предприятия по сбору информации с целью написания статей на производственную тематику. - Ведение фотосъёмки. - Работа в Internet по подбору материалов, их анализ и обработка. - Редактирование статей. - Создание макета газеты и её вёрстка. Имею опыт руководящей работы (в подчинении 1 человек).

Образование

- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2010
ГОУ ВПО "Карельская государственная педагогическая академия", Петрозаводск
Факультет: Историко-филологический
Специальность: Учитель русского языка и литературы

Обо мне

Дополнительные сведения:

Знание секретарского дела и современного делопроизводства, бухгалтерского учёта малого предприятия, статистики, налогообложения, экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, менеджмента, маркетинга и правового регулирования деятельности предприятия, этики и психологии деловых отношений, машинописи на компьютере, мини-АТС, средств связи и офисной техники. Владение прикладными программами: «Регистрация документов организации 4.4» (продукт «AraXGroup»), «Lotus Notes 9», 1С: 8.2 Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей, «Papyrus», «The Bat!» и системами:«Клиент-Банк», СПС «КонсультантПлюс». 1) Умею самостоятельно и оперативно принимать решения по вопросам, находящимся в области профессиональной компетенции, и нести персональную ответственность за них. 2) Умею взаимодействовать с различными возрастными и социальными группами. 3) Обладаю высокой работоспособностью. 4) Нацелена на повышение уровня профессионального мастерства. Компетентная, прагматичная, целеустремлённая, со «здоровыми» амбициями, надёжная, ответственная, решительная, добросовестная. До 2017 года состояла в кадровом резерве Управления Минпромторга России по Северному району на должность старшего специалиста 2 разряда с исполнением должностных обязанностей по ведению делопроизводства.