Секретарь / Ассистент / Офис-менеджер

Была больше месяца назад

100 000 ₽

29 лет (родилась 20 марта 1996)

Москва

Новокосино

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Обеспечение жизнедеятельности офиса
Административная поддержка руководителя
Исполнение личных поручений руководителя
Организация встреч
Работа в режиме многозадачности
Тайм-менеджмент
Умение планировать
Английский язык - B2 - Upper-Intermediate
MS Excel
MS PowerPoint
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 7 лет и 4 месяца

- Октябрь 2018 – май 2022
- 3 года и 8 месяцев
Секретарь в приёмной
Herbert Smith Freehills CIS LLP, Москва
http://www.herbertsmithfreehills.com
Юридическая фирма с офисами в разных странах.
Обязанности и достижения:
- организация и управление работой команды ресепшн, ведение планера задач, контроль их статуса (отчётность); - взаимодействие с первыми лицами компании, выполнение поручений топ-менеджеров; - организация логистики: а) управление штатными курьерами и водителями, б) работа с внешными курьерами и такси, в) работа со службами - DHL, UPS, Pony Express и др.; - работа с входящими/исходящими письмами, звонками, в т. ч. на английском языке; - организация работы приёмной - обход переговорных, встречи, чай/кофе; - сопровождение мероприятий, помощь по кейтерингу; - подготовка и отправление документов, работа в Adobe Acrobat 2017; - составление обучающих материалов для внутреннего использования в форме презентаций, инструкций; - работа с Администрацией Бизнес-Центра по вопросам работы офиса (ремонт, пропуски); - удаленная работа в период с апреля 2020-февраль 2021; - выполняла задачи коллег из других отделов (они координировали меня удалённо) - помощь ассистентам руководителей, младшим юристам, бухгалтерии. Полученный опыт: - самостоятельная работа команды ресепшн - бóльшая часть задач решалась без привлечения руководства; - научилась управлять и контролировать персонал; - улучшила навык работы со стрессовыми ситуациями; - научилась неосновным обязанностям других коллег (когда они работали удалённо); - вместе с коллегами ввели использование планера задач, что повысило результативность и качество работы; - благодаря внимательности замечала сбои в работе программ и обращалась к IT по багам; - предлагала удачные решения по "застрявшим" на одном месте задачам - логистика, работа курьеров и тд. - убедилась в том, что информацию, данные и чьи-то слова всегда нужно перепроверять во избежание ошибок.
- Май 2017 – июнь 2018
- 1 год и 2 месяца
Секретарь-референт
УРАЛХИМ, Москва
Минеральные удобрения
Обязанности и достижения:
- Организация работы приёмной - приём посетителей, работа с кофе-леди, бронирование переговорных; - работа со звонками - распределение; - регистрация входящих/исходящих писем, работа в СЭД Директум; - отправка корреспонденции; - поддержание порядка в переговорных комнатах; - работа с официальными письмами и их оформление; - оформление пропусков в системе; - выполнение поручений руководителей и коллег. - организация логистики (курьерские службы, решение срочных задач по доставке). Полученный опыт: - научилась работать в очень большом потоке разных задач, распределять нагрузку, чтобы всё успевать; - знаю, как найти подход и наладить общение с разными людьми в коллективе.
- Июль 2016 – май 2017
- 11 месяцев
Ассистент департамента аудита
KPMG, Москва
http://www.kpmg.ru
Аудит, управленческий учет, финансово-юридический консалтинг
Обязанности и достижения:
После продаж решила вернуться в административную сферу. Обязанности: - Административная поддержка руководителя, планирование графика в Outlook; - выполнение деловых и личных поручений руководителя; - выполнение поручений других партнеров и менеджеров; - работа с пропускной системой, заказ такси; - ведение электронной почты / факс / отправление писем; - оформление командировок (билеты, отели, такси); - подготовка авансовых отчётов после командировок; - организация конференц-звонков/встреч с клиентом; - взаимодействие с клиентами по поручениям менеджеров; - составление договоров на оказание услуг, координация их статусов в системе, решение спорных вопросов, связанных с окончательной версией договора; - формирование экземпляров отчётности для отправки клиенту (редактирование, прошивка); - подготовка закрывающих документов (счета, акты); - взаимодействие с юр. и фин. отделами, с бухгалтерией; - деловая переписка на английском языке; - формирование и заказ визиток; - контролировала выполнение стажерами поручений; - оказание помощи в кадровых вопросах (отпуски, еженедельные обновления внутренней базы данных). Полученный опыт: - узнала, как работать с большим объёмом информации и приоретизировать задачи; - научилась терпению и быстрой реакции; - освоила навык работы с первыми лицами; - искала и находила решения в трудных многоуровневых ситуациях (застрял договор/нужно составить новый, который раньше не делали и т. д.).
- Декабрь 2015 – март 2016
- 4 месяца
Специалист отдела телемаркетинга
English First, Москва
http://www.ef.com
Обучение иностранным языкам
Обязанности и достижения:
Через год в работе администратора я всё знала, сказала руководству, что мне хочется попробовать себя в другой роли, и мне предложили попробовать себя в новом проекте. Специалист телемаркетинга - Обязанности: - Привлечение клиентов по телефону; - консультация о программах для детей и подростков (4-17 лет); - умение выслушать и ориентировать по актуальным программам в соответствии с целями и потребностями потенциальных клиентов; - умение объяснить и настроить клиента на ту позицию, когда появляется желание сказать "да" нежели "нет". - Руководство сообщило, что за месяц я в 2-3 раза благодаря звонками повысила посещаемость школы по сравнению с прошлыми периодами - ранее около 10-15 визитов в месяц, при моём обзвоне - около 30-40 визитов; - умею сосредоточиться, когда вокруг шумно; - научилась находить подход к клиентам и располагать к разговору (получала положительные отзывы клиентов при общении только по телефону, говорили, что у меня приятный голос); - научилась максимально спокойно относиться к неоднозначной/отрицательной реакции людей.
- Декабрь 2014 – ноябрь 2015
- 1 год
Секретарь-администратор
English First, Москва
http://www.ef.com
Обучение иностранным языкам
Обязанности и достижения:
Очень хотела использовать англ. язык в работе. На собеседовании понравилась директору и мне сразу предложили работу. Позиция администратора в школе была открыта впервые (и даже после моего увольнения мне звонили и предлагали снова работать, т. к. после меня была текучка). Администратор - Обязанности: - Отслеживание документации, работа с договорами; - контроль процесса консультации (продаж); - работала с почтой и звонками - входящими и исходящими, перенаправляла коллегам, передавала информацию; - организация мероприятий, украшение офиса; - решение возникающих срочных проблем/неполадок в течение короткого времени; - выявление потребностей и поиск решений вопросов у действующих клиентов; - заказ канцелярии, воды, продуктов; - работа со студентами. - Успешная коммуникация со студентами; - стрессоустойчивость (научилась подходяще и уместно отвечать на жалобы и претензии); - поняла суть клиентоориентированности - помогала студентам в разных ситуациях, интересовалась успехами.
- Июль 2014 – октябрь 2014
- 4 месяца
Специалист
ВТБ 24, Москва
http://www.vtb24.ru
Банковский сектор
Обязанности и достижения:
Ввод и формирование базы заявок клиентов, работа с правовой документацией. Научилась внимательности, терпению, дисциплине, сосредоточенности.

Образование

- Высшее образование
- Заочная
- 2017
Национальный институт бизнеса
Факультет: Экономика
Специальность: Экономист
- Среднее специальное образование
- Дневная/Очная
- 2014
КПМО при РАНХиГС при Президенте РФ
Факультет: Банковское дело
Специальность: Специалист банковского дела

Обо мне

Дополнительные сведения:

Чему я научилась и какой у меня опыт: - умею находить общий язык с разными людьми и улаживать конфликты, - за небольшое время работы в продажах увеличила поток потенциальных клиентов, - работала с большим количеством разных задач как секретарь и ассистент руководителя, - научилась работать удалённо и управлять персоналом, - благодаря упорству разрешала сложные вопросы и добивалась результатов, - моя внимательность помогала избежать ошибок и увеличения сроков задач, я замечаю технические сбои в сайтах и программах. Почему я могу быть полезна для компании - я вкладываю силы и энергию в бизнес, в котором работаю. Если в чём-то у меня отсутствует опыт - я быстро учусь и вникаю в специфику. Моя ценность в том, что я люблю и умею работать с многообразием обязанностей. Я знаю, как управлять временем, людьми, процессами, срочными задачами, много раз принимала быстрые решения. Умею анализировать, быть гибкой и всегда открыта к новым знаниям. Уровень англ. языка - выше среднего (B2), при ежедневной практике быстро улучшается. Ежедневно слушаю англ. речь (фильмы, интервью и т. д.). Моя цель - построить свою работу таким образом, чтобы я могла достигать крутых результатов. Ищу компанию, которая ценит своих сотрудников, клиентов и предлагает возможности для развития. Я люблю общаться и получать обратную связь - и ищу открытый, дружелюбный и надежный коллектив профессионалов. Хочу развивать soft skills и hard skills, стремлюсь к work-life balance. Мне интересна сфера IT и здоровья, самостоятельно изучаю информацию о направлениях и прохожу курсы для расширения кругозора. ________________________________________________ В поиске с октября, т. к. до этого занималась восстановлением здоровья после операции на позвоночнике (сейчас всё в порядке).

Иностранные языки

Английский язык — cвободное владение

Водительские права

B — легковые авто

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Похожие резюмеВсе 3 542 похожих резюме

Обновлено 27 октября

Офис-менеджер, секретарь, помощник руководителя, ассистент95 000 ₽

Последнее место работы (1 год и 9 мес.)Управляющий магазиномФевраль 2022 – ноябрь 2023

Обновлено в 16:07

Личный помощник / Ассистент / Офис-менеджер120 000 ₽

Последнее место работы (11 мес.)Офис-менеджер / Помощник руководителя / СекретарьДекабрь 2024 – ноябрь 2025

Обновлено в 13:30

Помощник, ассистент / офис-менеджер70 000 ₽

Последнее место работы Помощник инженераСентябрь 2025 – сентябрь 2025

Обновлено 5 ноября

Офис-менеджер, секретарь, сотрудник АХОз/п не указана

Последнее место работы (3 года и 10 мес.)СекретарьМарт 2013 – январь 2017

Обновлено 3 ноября

Ассистент менеджера (в офис)90 000 ₽

Последнее место работы (5 мес.)ЗаведующийИюнь 2025 – работает сейчас

Обновлено 30 октября

Специалист АХО, Офис-менеджер, Секретарь, Помощник руководителяз/п не указана

Последнее место работы (3 года и 11 мес.)Специалист Административно-хозяйственного отдела (Аренда) с функцией офис-менеджераДекабрь 2021 – работает сейчас

Обновлено 1 сентября