Обязанности и достижения:
- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведение делопроизводства, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.
- Подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителю.
- Отслеживание за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качеству, их редактированию.
- Организация, проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременное доведение до его сведения информации, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
- Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
- Осуществление контроля за исполнением работниками компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работы руководителя.
- Печатание по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.
- Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Координация и контроль работы курьера.
- Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.