Обязанности и достижения:
• Организация и обработка внутренних и внешних информационных потоков (телефон, почта, эл. почта), обеспечение эффективного документооборота Департамента, ведение делопроизводства;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов и т. п.);
• Участие в подготовке к проведению Международных Форумов Компании;
• Обновление и заполнение приложения для Форумов;
• Административная поддержка сайтов Форумов (размещение информации о Форумах, лента новостей, обновление спикеров, медиапартнеров и т. д.);
• Ведение календаря мероприятий на сайте Компании;
• Совместная работа с дизайнерами по созданию материалов (брошюры, лифлеты и т. д.) для Форумов;
• Работа с медиапартнерами (предоставление информации о мероприятиях, контроль исполнения обязательств);
• Поддержка и развитие на сайте баннеров компаний и медиа-партнеров;
• Использование и ведение базы CRM для рассылок (внесение изменений, ведение новых данных);
• Распределение базы звонков и отчет по проделанной работе;
• Помощь к подготовке внешних мероприятий менеджеру (телефонные звонки по базе клиентов, поиск контактов, рассылка приглашений);
• Контроль, отслеживание и перенаправление приглашений на мероприятия (ticketforevent);
• Создание и ведение баз данных;
• Организация административно-распорядительной деятельности директора по развитию;
• Координация задач руководителя и персонала отдела;
• Ведение календаря рабочего времени руководителя, деловой корреспонденции;
• Функционал секретаря;
• Участие в подготовке к ежегодным мероприятиям компании;
• Ведение работы по направлениям: отечественные медиапартнеры и внешние мероприятия (размещение информации в календаре событий и на сайте, аккредитация сотрудников на мероприятия, контроль за размещением новостей в рассылках);
• Выполнение разовых поручений руководителя.