Обязанности и достижения:
Планирование и организация работы отдела административно-хозяйственного обеспечения (АХО) 20 чел в Исполнительном аппарате (головной офис в Москве), более 50 чел. прямого подчинения сотрудников отделов АХО на филиалах. К функциям отдела относятся:
1. Организация процесса планирования в т.ч.:
- формирование, корректировка и контроль исполнения трёхлетнего бюджета Исполнительного аппарата и филиалов, связанного с административно-хозяйственным и транспортным обеспечением компании;
- ежегодное формирование программ закупок Исполнительного аппарата, согласование программ закупок филиалов;
- ежемесячная корректировка бюджетов Исполнительного аппарата и филиалов компании с учетом фактов расходов за предыдущие периоды, согласование ежемесячных реестров платежей филиалов.
2. Организация транспортного обеспечения компании (20 автомобилей в Москве, более 200 единиц колесной техники на филиалах):
- проведение оценки технического состояния автомобилей, определение необходимости проведения ремонтов и ТО;
- формирование и исполнение планов обновления автопарка Исполнительного аппарата и филиалов;
- заключение договоров на ремонт и ТО автотранспорта компании, поставку ГСМ, запчастей, страхование;
- обеспечение компании услугами привлеченного транспорта;
- проведение мероприятий по сокращению издержек на транспортное обслуживание с сохранением надлежащего качества сервиса;
- проведение мероприятий по повышению безопасности в сфере автомобильных перевозок, сокращению количества ДТП и потенциально опасных ситуаций.
3. Организация технического обслуживания и ремонта 85-футовой моторной яхты Gulf Craft. Решение всех вопросов эксплуатации, содержания и обеспечения судна.
4. Ведение переговоров, заключение и исполнение договоров аренды, поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также организация непрерывного взаимодействия с арендодателями, поставщиками и подрядчиками для обеспечения бесперебойной работы офиса. Взаимодействие с контролирующими органами.
5. Контроль проведения отделочных и ремонтных работ в офисе. Поддержание всех систем и коммуникаций в надлежащем техническом состоянии.
6. Организация рабочих мест.
7. Организация документооборота, ведение архива Компании.
8. Учет, движение и списание ТМЦ.
9. Согласование филиалам Технических заданий для проведения регламентированных закупочных процедур по привлечению контрагентов на выполнение работ, оказание услуг по содержанию в надлежащем состоянии помещений и территорий электростанций: уборка помещений, уборка, благоустройство и озеленение территорий электростанций, ремонт станционных дорог. Согласование и контроль бюджетов филиалов на административно-хозяйственное обеспечение.
10. Разработка внутренней документации компании (Положения, Политики, Приказы) для создания нормативной среды для вышеуказанной деятельности.
11. Контроль исполнения филиалами годовых/трёхлетних бюджетов и программ закупок (нарастающим итогом с поквартальным шагом), анализ и оценка отклонений, формирование отчетов на Правление и Совет директоров. Проведение мероприятий по оценке структуры и видов издержек, последующее их сокращение.