Руководитель отдела документооборота

Была больше месяца назад

По договорённости

53 года (родилась 23 сентября 1972), не состоит в браке, есть дети

Красногорск

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 15 лет и 8 месяцев

- Апрель 2012 – июнь 2013
- 1 год и 3 месяца
Аналитик / Руководитель проекта по внедрению СЭД
ООО "Арт-Визинг", Москва
Обязанности и достижения:
Исследование и описание бизнес-процессов Компании. Анализ бизнес-процессов. Построение и описание модели процесса «как есть» и «как надо». Идентификация действий, являющихся источниками «проблем» в бизнес-процессах. Формализация рекомендаций по оптимизации. Разработка и внедрение нормативной документации (регламенты, инструкции, методические указания) в рамках проекта внедрения СЭД и для Компании в целом. Актуализация нормативной документации. Организация проекта внедрения СЭД: 1. Презентация проекта; 2. Формирование рабочей группы; 3. Формирование плана мероприятий проекта в "Microsoft Project"; 4. Формирование перечня задач; 5. Определение сроков выполнения работ по проекту и выдачи заданий исполнителям; 6. Бизнес-моделирование; 7. Разработка ТЗ; 8. Координация проекта, контроль за исполнением поставленных задач и соблюдения сроков исполнения.
- Февраль 2009 – декабрь 2009
- 11 месяцев
Руководитель отдела секретариата, делопроизводитель
ПрофМедиа Бизнес Солюшенс, Москва
Обязанности и достижения:
Организация и координация работы отдела делопроизводства и секретариата в бизнес-единицах холдинга ПрофМедиа. Описание бизнес-процессов и процедур в бизнес-единицах холдинга. Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, оформление и регистрация документов по основной деятельности компании. Разработка положений, инструкций и регламентов для упорядочения работы отдела. Создание справочно-поискового аппарата документов компании. Организация архива в бизнес-единицах холдинга ПрофМедиа с нуля (электронный, бумажный носитель) в объеме 7500 дел, в т.ч. создание архива управляющей компании ПрофМедиа Менеджмент. Организация согласования, учета и хранения первичных бухгалтерских документов и договоров. Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описей и реестров дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. Составление номенклатуры дел организации. Организация работы архива, систематизация документов по срокам хранения в соответствии с Перечнем. Составление актов о выделении документов к уничтожению с оконченным сроком хранения. Формирование документальных дел подлежащие хранению в архиве, образующиеся в деятельности компании. Взаимодействие с государственными архивами по хранению документальных материалов постоянного срока хранения. Подбор персонала, организация и контроль работы секретарей ресепшн в бизнес-единицах холдинга ПрофМедиа (Телеканал MTV, ПрофМедиа Бизнес Солюшенс, Телеканал ТВ3, офис управляющей компании ПрофМедиа Менеджмент). Разработка и проведение тренингов, нацеленных на улучшение качества работы, а также для повышения уровня вежливости и корректности секретарей ресепшн. Разработка и проведение тренингов по основам делового этикета, телефонного этикета и встречи гостей. Разработка стандартов и регламентирующих документов, инструкций, глоссария для работы секретарей. Организация контактной (коммуникационной) и информационной поддержки деятельности руководителей и сотрудников Холдинга: - прием и передача информации в Компанию и из нее (прием телефонных звонков, прием/отправка факсимильных сообщений, почты и т.д.); - осуществление разовых поручений служб Компании информационного и контактного характера; - обеспечение оперативного соединения сотрудников Компании с внешними и внутренними абонентами. - ведение делопроизводства Компании в рамках своей компетенции по входящей и исходящей корреспонденции и иным документам (регистрации документов). - прием и передача устных сообщений для отсутствующих сотрудников Компании. - организация приема гостей Компании. - бронирование переговорных. Для более продуктивной и эффективной работы секретарей, а также для анализа показателей работы деятельности ресепшн – разработка «Опросника», позволяющего оперативно получать информацию. В целях оптимизации деятельности секретарей и сокращения времени ответа на телефонные звонки, разработано и внедрено ПО “CISCO Attendant Console”. Разработка и внедрение автоматизированной системы регистрации посетителей и заказа пропусков. Также подготовка коммерческих предложений, проведение и организация тендеров, ведение переговоров с заказчиками и сервисными компаниями, решение административных и организационных вопросов. В подчинении 8 сотрудников (7 секретарей, архивариус).
- Ноябрь 2004 – август 2008
- 3 года и 10 месяцев
Ассистент руководителя отдела по развитию регионов и франчайзингу
ЗАО «ЛАНЧ», Москва
Обязанности и достижения:
Должность: Ассистент Директора департамента по развитию регионов и франчайзингу. Основные обязанности: Координация работы отдела. Ведение деловой переписки. Осуществление организации учета производимых работ и услуг, предоставление отчетности о производственной деятельности. Обеспечение и предоставление региональными партнерами необходимой и достоверной информации об оказываемых услугах, обеспечивающей возможность их правильного выбора. Должность: Делопроизводитель. Основные обязанности: Разработка процедур документооборота с «0». Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, направлять ее в структурные подразделения. Оформление и регистрация документов по основной деятельности. В соответствии с резолюцией руководителей организации передача документов на исполнение. Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов, осуществление контроля за их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам. Отправление исполненной документации адресатам. Систематизирование и подготовка документов к архивированию. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающий удобный и быстрый их поиск. Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описей и реестров дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. Составление номенклатуры дел организации. Организация работы архива, систематизация документов по срокам хранения, в сооответствии с Перечнем. Опыт работы 4 года.
- Март 1995 – октябрь 2004
- 9 лет и 8 месяцев
Менеджер, заместитель директора, директор
Ресторан, кафе, клуб, Москва
Обязанности и достижения:
Организация, руководство и контроль за работой предприятия. Разработка концепции ресторана, подбор и управление персоналом, оформление документации ресторана, лицензий, инвентаризация, составление отчетов, работа с поставщиками. Изучение спроса потребителей на продукцию ресторана. Контроль качества приготовления блюд, контроль соблюдения технических и санитарных норм. Решение административных и организационных вопросов.

Образование

- Среднее специальное образование
- Очно-заочная
- 1994
Московский промышленный колледж
Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение

Обо мне

Дополнительные сведения:

Коммуникабельная, ответственная и внимательная по отношению к работе, требовательна к себе, дисциплинирована, исполнительна, усидчива. Активная жизненная позиция, стремление к обучению, развитию и росту. Владею ПК (уровень – продвинутый пользователь): Microsoft Project, Visio, Word, PowerPoint, Excel, также Internet, Outlook, СЭД: 1С: Документооборот 8 КОРП, "Директум". Знаю нормативы и ГОСТы в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения и архивоведения. Являюсь внештатным автором журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» Издательского дома МЦФЭР. Компьютерные навыки: Word, Excel, Internet, Outlook, СЭД: «1С: Документооборот 8 КОРП», «DIRECTUM», "Pay Dox".