Обязанности и достижения:
Организовывал:
- постоянный контроль выполнения работ по обеспечению единого порядка делопроизводства и документооборота;
- лично и в составе возглавляемой рабочей группы разработал и внедрил основные документы (правила, инструкции, положения), регламентирующие документационное обеспечение и архивное хранение документов организации;
- лично разработаны: инструкция по делопроизводству и инструкция по работе с обращениями граждан, регламенты к инструкции по делопроизводству в составе рабочей группы.
- организовывал и контролировал работу секретариата;
- осуществлял постановку на контроль и контроль сроков и качества исполнения поручений генерального директора;
- взаимодействовал с исполнителями поручений;
- осуществлял анализ исполнительской дисциплины;
- организовывал, а также лично осуществлял протоколирования совещаний, последующий контроль исполнения решений, контроль исполнения поставленных генеральным директором задач.
Организовывал и контролировал работу отдела документационного обеспечения, административного обеспечения, отдела по работе с обращениями граждан и группы поддержки СЭД:
- контроль порядка получения, регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов;
- контроль работы архива: порядок формирования дел, систематизации документов;
- согласование выдачи оригиналов документов, изготовление нотариальных копий;
- обеспечивал, контролировал и лично согласовывал организацию командировок работников, включая филиалы (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д билетов);
Осуществлял:
- рассмотрение, распределение, методическую и практическую помощь исполнителям по работе с обращениями граждан;
- контроль за подготовкой письменных и устных ответов на обращения граждан;
- контроль сроков исполнения, а также подписание ответов на письменные обращения граждан.
- методологическое сопровождение внедрения системы электронного документооборота (СЭД): подготовку технических требований, тестирование настроенных процессов, организацию обучения пользователей, сопровождение и эксплуатацию внедренных блоков;
- планирование и составление бюджета подразделения и контроль его исполнения.
Оказывал:
- методическую помощь руководителям структурных подразделений по формированию и оформлению документов в СЭД, работе с обращениями граждан;
Курировал и осуществлял методическое руководство деятельностью отделов (служб) документационного обеспечения и внутреннего контроля филиалов и представительства, в том числе и по работе с обращениями граждан;
Кроме этого:
- определял потребность имущественных и материальных ценностей подразделения;
- инициировал, контролировал подготовку заявок на участие в конкурсах, тендерах, электронных аукционах;
- осуществлял проверку правильности оформления закупочной документации, договоров, счетов, закрывающих документов;
- осуществлял переписку со структурными подразделениями по направлениям деятельности;
- контролировал составление и обобщал отчетность о работе подразделения.
Лично и в составе рабочей группы разработал, подготовил и внедрил всю нормативную базу документов (Инструкцию по делопроизводству с регламентами, Инструкцию по работе с обращениями граждан, положения, формализованные бланки), регламентирующих документационное обеспечение, архивное хранение документов и работу с обращениями граждан.