Обязанности и достижения:
Организация работы отдела, постановка задач подчиненным, контроль за их исполнением.
Обеспечение жизнедеятельности офисов компании (снабжение, благоустройство, клининг, эксплуатация инженерных систем, пожарная безопаснсость).
Решение административно-хозяйственных вопросов.
Подготовка бюджета по направлениям деятельности отдела, оптимизация расходов денежных средств.
Контроль за качеством работы клинговой компании, организация комплексной уборки помещений.
Оборудование рабочих мест сотрудникам, обеспечение офисов мебелью, канцелярскими товарами, водой прочими материальными средствами.
Организация учета основных средств в офисах (мебель, оборудование), проведение инвентаризации.
Проведение тендеров на поставку материальных средств и оказание услуг, выбор оптимальных поставщиков, контроль выполнения обязательств по договорам.
Ведение договоров аренды/субаренды, обеспечение выполнения условий, своевременное проведение оплат, перезаключение на новый срок.
Взаимодействие с арендодателями и собственниками зданий (помещений), участие в совместных совещаниях, решение проблемных вопросов.
Поиск новых офисных площадей, подготовка рабочих мест, планирование и организация переездов сотрудников.
Организация работы курьерской службы.
Проведение ремонтно-строительных работ в офисах, взаимодействие с подрядчиками, контроль выполнения условий договоров, проверка фактических объемов насоответстие исполнительной документации.
Эксплуатация зданий и офисов, обеспечение своевременного обслуживания систем электроснабжения, вентиляции и кондиционирования, пожаротушения и сигнализации. Управление службой эксплуатации.
Организация пожарной безопасности (инструктажи, обслуживанеи систем АПС и СОУЭ), взаимодействие с государственными контрольными органами.
Координация работы по охране труда и технике безопасности, проведение инструктажей.
Обеспечение рационального использования офисных автомобилей.
Ведение служебной переписки со сторонними организациями в рамках своей компетенции.
Офисы: Бизнес-Центр класса А, 10 000 кв.м, 4 этажа; БЦ класса В, 2300 кв.м, 4 этажа.
Достижения: формирование отдела с нуля, разработка должностных инструкций, построение бизнес-процессов, организация переезда офиса (1000 чел.), создание единой службы эксплуатации офисов.
В подчинении: Служба эксплуатации, курьерская служба, офис-менеджер, специалисты по договорной работе, инженер по охране труда и технике безопасности, инженер по пожарной безопасности, водители.
Всего 30 человек.