Обязанности и достижения:
Чем занимался:
— Принимал входящие и совершал исходящие звонки с целью взаимодействия со структурными подразделениями организации, для решения рабочих вопросов или консультирования по работе кафедры (Учебно-методическим управлением, планово-экономическим отделом, отделом информационных технологий, отделом снабжения и т. д.);
— Работал с документами (обеспечивал их сохранность, занимался оформлением, осуществлял приём и регистрацию документации, оформлял в архив на хранение);
— Вёл работу с большим объёмом аналитических данных (оформлял сводные отчётные таблицы, рассчитывал годовую учебную нагрузку в MS Excel, делал расчёт отчетных ведомостей по почасовой оплате труда сотрудников кафедры и т. д);
— Подготавливал ежемесячные, ежеквартальные и годовые отчёты;
— Осуществлял ведение электронной образовательной среды вуза (размещал на портале учебные материалы и образовательные программы, вносил правки и предложения в работу системы, обучал коллег работе в системе);
— Помогал руководителю в подготовке мероприятий и учебных занятий (научные конференции, семинары, презентации и т. д.);
— Выполнял печатные и графические работы (разрабатывал макеты буклетов в графических редакторах Adobe Photoshop для печати и последующего распространения, разработал дизайн обложки учебного пособия по иностранному языку);
— Делал вёрстку и дизайн презентаций для руководителя в PowerPoint (формат для печати, отправки по почте, выступление на конференции).
Презентации были для отчётов ежеквартальных, годовых.
Для выступлений руководства на внутренних и внешних мероприятиях (конференции, собрания, совещания, презентация отчёта).
По проектам (для внутреннего обсуждения).
Достижения на месте работы:
— Оптимизировал и систематизировал документооборот;
— Разработал электронный системный перечень наименований дел структурного подразделения;
— За добросовестное отношение к должностным обязанностям неоднократно получал благодарности от руководства за хорошую работу.
Как технический секретарь приёмной комиссии:
Чем занимался:
— Работал с абитуриентами:в приёмной комиссии института (выявлял потребность, консультировал по направлениям подготовки вуза, собирал и оформлял документы в программе 1С «Университет» от поступающих;
— Принимал входящие звонки от поступающих (отвечал на вопросы по поступлению, консультировал, решал спорные и конфликтные ситуации);
— Участвовал в работе экзаменационных комиссий (был наблюдателем на экзаменах при поступлении в вуз, помогал в решении технических вопросов на экзамене поступающим, формировал отчеты по итогам вступительных испытаний);
— Составлял и оформлял отчёты о результатах работе приёмной комиссии для отправления в Департамент образования Тюменской области;
— Выполнял отдельные поручения руководителя.
Достижения на месте работы:
— Ускорил скорость работы по приёму документов
Результат: сокращение времени по приёму документов, уменьшение очередей;
— Проявлял инициативу по содействию обучения новых сотрудников, проводил стажировки
Результат: быстрая адаптация сотрудников на новом рабочем месте;
— Получал благодарности от руководства за хорошую работу.