Обязанности и достижения:
1. МИГРАЦИОННАЯ, ВИЗОВАЯ ПОДДЕРЖКА:
a) оформление приглашений и виз для сотрудников и партнеров, взаимодействие с туристическими компаниями, посольствами, помощь в подготовке документов, организация и отслеживание процесса оформления виз;
b) оформление квот на экспатов, оформление разрешений на работу, взаимодействие с необходимыми инстанциями, заполнение документации;
c) оформление приглашений в РФ, карт аккредитации, деловых виз в РФ;
d) постановка на миграционный учет иностранных работников.
2. ПЕРЕАККРЕДИТАЦИЯ ОФИСА И УСТАВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
a) организация процесса переаккредитации представительства и открытия филиала фирмы;
b) взаимодействие с ТПП, ГРП, налоговой инспекцией и пр. инстанциями;
c) организация переводов и нотариальная заверка уставных документов;
d) взаимодействие с головным офисом по вопросу предоставления необходимых доверенностей и документов.
3. СТРАХОВАНИЕ:
a) проведение ежегодного тендера по выбору страховой компании по ДМС сотрудников;
b) взаимодействие с административным и медицинским кураторами, решение всех возникающих вопросов, ведение договора;
c) ведение договора страхования офиса от ущерба, страхование гражданской ответственности;
d) страхование автотранспорта компании, взаимодействие со страховыми компаниями в случае возникновения страховых случаев.
4. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ПРИЕМ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ:
a) интервью и тестирование с соискателями на административные позиции (юридические секретари, ресепшионисты);
b) подготовка рабочих мест новых сотрудников, помощь в адаптации, координация обучения новых секретарей;
c) разработка и обновление должностных инструкций работников;
d) организация личных файлов сотрудников;
e) организация заполнения необходимых форм для головного офиса.
5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С АРЕНДОДАТЕЛЯМИ БИЗНЕС-ЦЕНТРА:
a) являлась ответственной за пожарную безопасность в офисе;
b) взаимодействие с менеджером здания по любым вопросам эксплуатации офиса;
c) помощь директору по заключению и ведению договора аренды;
d) оформление постоянных пропусков в здание и парковочных мест;
e) координация строительных и ремонтных работ в офисе.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ:
a) выбор и взаимодействие с кейтеринговыми и досуговыми компаниями;
b) организация новогодних корпоративных вечеринок, организация юбилеев компании;
c) организация внутренних мероприятий (Staff appreciation day, 8 марта, Рождество и др.);
d) организация кофе-брейков и happy hours каждую пятницу.
7. НОВОГОДНЕЕ ПОЗДРАВЛЕНИЕ КЛИЕНТОВ:
a) непосредственное участие в процессе организации поздравления клиентов;
b) заказ подарков, открыток и т. д.;
c) организация рассылки.
8. АДМИНИСТРАТИВНАЯ РАБОТА:
a) оформление и ведение договоров с поставщиками (канцелярские товары, вода, такси, туристические услуги, курьерские услуги и т. д.);
b) тендеры и поиск поставщиков;
c) координация работы секретарей, контроль за оформлением временных пропусков на вход в здание и въезд на территорию, заявок на ремонт, на вынос, контроль за заказом канцелярии, бумаги, воды, необходимых товаров из головного офиса, курьерских служб, за ведением подписки, сверке таблиц по такси и др.;
d) взаимодействие с бухгалтерией и руководством по вопросам бюджетирования на административные нужды;
e) координация оплаты счетов и обязательств по договорам;
f) взаимодействие с отделом по развитию бизнеса, помощь в заполнении тендерной документации, размещению публикаций в СМИ;
g) координация водителей, контроль ведения чарта по километражу и путевым листам, отслеживание срока действия страховки (ОСАГО, КАСКО) и др.;
h) пополнение аптечки;
i) отслеживание ящика для конфиденциального уничтожения документов и вызов бригады для смены мешка, организация раздельного сбора отходов;
j) ведение чарта по офисным ключам, выдача ключей сотрудникам;
k) координация отправки и получения заказной корреспонденции и посылок на Почте России;
l) организация архива, взаимодействие с архивной службой по всем вопросам хранения документов, организация поиска и доставки документов из архива, поддержание порядка в архивных комнатах;
m) организация проведения ремонтных и установочных офисных работ сторонними организациями;
n) помощь Директору представительства по любым административным вопросам, замещение директора во время его отсутствия в офисе.