Обязанности и достижения:
• Обработка входящих/исходящих звонков: перераспределение звонков, запись информации для отсутствующих сотрудников, ответ на запрос потенциальных партнеров (координаты менеджеров, пересылка прайс-листов и др. информации).
• Работа с электронной почтой: получение писем от иностранных партнеров, передача и получение переводов, донесение содержания писем для руководства, перераспределение писем, систематизация информации для хранения, с целью дальнейшего доступа и работы с ней, в период отсутствия директора по продажам – проверка, сообщение результатов, переадресация писем.
• Ведение табеля присутствия/отсутствия сотрудников (своевременная подача данных в бухгалтерию с отметками).
• Решение административно-хозяйственных вопросов в офисе: своевременный заказ канцелярских принадлежностей и информационных материалов (рекламные буклеты, объявления, комплекты сертификатов, договора, ламинированные листы с ассортиментом и др).
• Встреча и сопровождение гостей офиса.
• Подготовка необходимой документации для разных форматов встреч (собеседования, переговоры, семинары, собрания и др.)
• Оформление документации для проведения выставок, организационная поддержка.
• Организационная помощь при оформлении региональных командировок - заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиницы, вызов такси к назначенному времени/ организация встречи сотрудника.
• Оформление командировочных документов, осуществление визовой поддержки, бронирование гостиницы, трансферт для гостей компании.