Обязанности и достижения:
- Учет всей входящей и исходящей документации по проектам (письма, договора, акты выполненных работ, формы КС-2,3, счета и счет-фактуры, контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции);
- Работа с входящей электронной почтой (отправка писем, распределение писем между сотрудниками компаний, ведение переписки с Заказчиком и подрядными организациями в рамках проекта);
- Ведение договорной работы с Заказчиком и подрядными организациями в рамках проекта и для нужд подразделения;Составление, редактирование и согласование договоров и протоколов разногласий согласно регламенту организации;
- Отслеживание прохождения документов по адресатам, контроль сроков исполнения;
- Контроль качества документов, предоставляемых на подпись;
- Доведение организационно-управленческих решений руководства до исполнителей;
- Организация взаимодействия подразделения с другими структурными подразделениями компании;
- Подготовка совещаний, проводимых руководителем подразделения с участием руководителя службы или сотрудников службы (сбор необходимых материалов;
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) ведение и оформление протоколов совещаний.
- Составление внутренней отчетности по отделу;
- Периодический отбор документов на архивное хранение;
- Составление отчетов по проекту; Формирование отчетности по проекту для Руководителя проекта;
- Работа в 1С; Заведение заявок на оплату, Контроль оплат по проекту, Формирование бюджета проекта.
- Организация командировок руководителя и сотрудников подразделения. Сдача отчетности в бухгалтерию.
- Выполнение различных поручений руководства, выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.