Помощник руководителя / Персональный ассистент / Секретарь-референт

Была больше месяца назад

По договорённости

37 лет (родилась 15 июня 1988), не состоит в браке, детей нет

Москва, готова к переезду

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 12 лет и 2 месяца

- Июль 2018 – июль 2020
- 2 года и 1 месяц
Помощник генерального директора
ООО "АВТОСТРОЙ" (Автодорожное строительство)
Обязанности и достижения:
- Ведение календаря руководителя; - Деловая переписка, подготовка писем, официальных ответов и обращений, контроль получения обратной связи; - Travel-поддержка руководителя и членов его семьи по всему миру (логистика маршрута, покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц и трансфера, аренда автомобилей, выбор частных гидов и подбор экскурсионных программ, бронирование ресторанов, организация досуга и т. п.), организация корпоративный мероприятий (поздравлений именинников, сотрудников компании с профессиональными праздниками); - Прием и распределение входящих звонков; - Проверка на начальной стадии, учет и сопровождение договоров (заказчики/подрядчики); - Делопроизводство в полном объеме (несколько юридических лиц); - Организация совещаний и переговоров, ведение протоколов, контроль исполнения принятых решений; - Ведение кадрового делопроизводства (поиск, первичное собеседование, трудоустройство, отпуск, увольнение); - Работа с банк-клиентом (оплата всевозможных счетов, налогов, заработной платы и т. д.); - Контроль своевременной оплаты счетов; - Взаимодействие с банками (открытие как расчетных, так и счетов для сопровождения гособоронзаказа); - Документооборот договорного отдела (составление/ согласование/архив договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками); - Взаимодействие с лизинговыми компаниями (оформления лизинга на транспортные средства); - Оформление Страховых полисов КАСКО, ОСАГО; - Сбор документов по случаям ДТП по страховым полисам - КАСКО, ОСАГО, как для страховых компаний, которые выдавали данные полисы, так и для Российского Союза Автостраховщиков (РСА), в случае, если у первоначальной страховой компании отозвали лицензию на осуществление деятельности для получения денежной компенсации; - Плотное взаимодействие с топливными компаниями (заключение договоров, контроль расхода топлива, оплата); - Работа с системой "Платон" для контроля соблюдения установленного действующим законодательством порядка взимания платы в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам общего пользования федерального значения транспортными средствами, имеющими разрешенную максимальную массу свыше 12 тонн (заключение договоров, установка бортового оборудования, оплата); - Работа с системой навигации транспортных средств "AutoGRAPH" (Заключение договоров, установка оборудования, контроль за местонахождением транспортных средств, контроль потребляемого топлива транспортным средством и т. д.); - Оформление кредитов для предприятия (сбор документов, подача, контроль сроков ежемесячной оплаты кредитных обязательств предприятия); - Подготовка конкурсной документации с подачей в гос. организации, так же участие в торгах на электронных площадках; - Подготовка необходимых документов для СРО по строительству, проектам, изысканиям (контроль сроков страховки, подготовка отчетов к проверкам, внесение специалистов по требованиям СРО (НОСТРОЙ, НОПРИЗ); - Подготовка необходимых документов для получения различных лицензий/ сертификатов; - Взаимодействие с налоговыми органами (подача отчетов; различные изменения в уставных документах юридического лица, создание нового юридического лица); - Обеспечение офиса руководителя своевременно всем необходимым для комфортной работы. Контроль за чистотой и порядком в офисе. Закупка продуктов, визиток, рекламных материалов, мебели, хоз. товаров, лекарств для офиса руководителя, контроль наличия и сроков хранения; - Контроль баланса корпоративной связи, топливных карт и т. д.; - Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников; - Взаимодействие с арендодателями, курьерскими службами, типографиями, удаленными офисными подразделениями; уборщицами, системными администраторами, водителями; - Размещение текущих вакансий/рекламы в СМИ (интернет и печатные издания); - Выполнение поручений руководителя (как рабочих, так и личных); - Курирование всех проектов руководителя. Взаимодействие со всеми подразделениями и партнерами холдинга, в т. ч. техническими и инженерными службами, подрядчиками и пр.; - Поиск необходимой информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов, подготовка презентаций; - Доведение до сотрудников и партнеров решений руководителя, контроль исполнения и сроков; - Проверка результатов поставленных задач.
- Июль 2015 – апрель 2018
- 2 года и 10 месяцев
Помощник генерального директора (учредителя предприятия)
ООО "Макском СПб"
Обязанности и достижения:
- Ведение календаря руководителя; - Деловая переписка, подготовка писем, официальных ответов и обращений, контроль получения обратной связи; - Travel-поддержка руководителя и членов его семьи по всему миру (логистика маршрута, покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц и трансфера, аренда автомобилей, выбор частных гидов и подбор экскурсионных программ, бронирование ресторанов, организация досуга и т. п.), организация корпоративный мероприятий (поздравлений именинников, сотрудников компании с профессиональными праздниками); - Прием и распределение входящих звонков; - Проверка на начальной стадии, учет и сопровождение договоров (заказчики/подрядчики); - Делопроизводство в полном объеме (несколько юридических лиц); - Ведение деловой переписки; ведение учета входящей и исходящей корреспонденции, отправка и получение на почте России; - Логистика компании (весь объем работы в данной области деятельности компании); - Ведение кадрового делопроизводства (поиск, первичное собеседование, трудоустройство, отпуск, увольнение); - Работа с банк-клиентом (оплата всевозможных счетов, налогов, заработной платы и т. д.); - Контроль своевременной оплаты счетов; - Взаимодействие с банками (открытие как расчетных, так и счетов для сопровождения гособоронзаказа); - Курирование всех проектов руководителя. Взаимодействие со всеми подразделениями и партнерами холдинга, в т. ч. техническими и инженерными службами, подрядчиками и пр.; - Поиск необходимой информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов, подготовка презентаций; - Доведение до сотрудников и партнеров решений руководителя, контроль исполнения и сроков; - Проверка результатов поставленных задач. - Документооборот договорного отдела (составление/ согласование/архив договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками); - Подготовка конкурсной документации с подачей в гос. организации, так же участие в торгах на электронных площадках; - Подготовка необходимых документов для СРО (контроль сроков страховки, подготовка отчетов к проверкам, внесение специалистов по требованиям СРО (НОСТРОЙ); - Подготовка необходимых документов для получения различных лицензий/ сертификатов; - Взаимодействие с налоговыми органами (подача отчетов; различные изменения в уставных документах юридического лица, создание нового юридического лица); - Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ канцелярии, воды, визиток, рекламных материалов, мебели, хоз. товаров; - Учет материала на складе (приходы; отгрузки; инвентаризация); - Контроль баланса корпоративной связи, топливных карт и т. д.; - Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников; - Взаимодействие с арендодателями, курьерскими службами, типографиями, удаленными офисными подразделениями; уборщицами, системными администраторами, водителями; - Размещение текущих вакансий/рекламы в СМИ (интернет и печатные издания); - Организация корпоративных мероприятий (поздравлений именинников, сотрудников компании с профессиональными праздниками); - Выполнение поручений руководителя (как рабочих, так и личных); - Помощь руководителю в управлении персоналом (контроль выполнения поставленных задач); - Курирование всех проектов руководителя. Взаимодействие со всеми подразделениями и партнерами холдинга, в т. ч. техническими и инженерными службами, подрядчиками и пр.; - Организация совещаний и переговоров, ведение протоколов, контроль исполнения принятых решений; - Поиск необходимой информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов, подготовка презентаций; - Доведение до сотрудников и партнеров решений руководителя, контроль исполнения и сроков; - Проверка результатов поставленных задач.
- Август 2014 – июнь 2015
- 11 месяцев
Помощник генерального директора
ООО "Меандр" (Строительство и рестоврация)
Обязанности и достижения:
- Ведение календаря руководителя; - Деловая переписка, подготовка писем, официальных ответов и обращений, контроль получения обратной связи; - Travel-поддержка руководителя и членов его семьи по всему миру (логистика маршрута, покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц и трансфера, аренда автомобилей, выбор частных гидов и подбор экскурсионных программ, бронирование ресторанов, организация досуга и т. п.), организация корпоративный мероприятий (поздравлений именинников, сотрудников компании с профессиональными праздниками); - Прием и распределение входящих звонков; - Приём, регистрация, учет входящей/исходящей документации; - Приём, составление, регистрация, бухгалтерских документов и приказов по личному составу, составление отчетов для бухгалтерии; - Документооборот договорного отдела (составление/ согласование/архив договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками). - Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представленных на подпись генеральному директору; - Право подписи в отсутствие генерального директора; - Прием заявок по закупкам от сотрудников; - Контроль исполнения административных поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное исполнение. - Прием телефонных звонков, перевод их на сотрудников, которым они предназначаются; - Организация встреч. - Ведение табеля учета рабочего времени; составление и передача отчета об опозданиях генеральному директору. - Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ: канцелярии, воды, мебели, чая, кофе, сахара, хозяйственных товаров; - Осуществление подписки на печатные издания; - Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей; - Организация и контроль за соблюдением сотрудниками инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией компании и арендодателей; - Покупка и регистрация новых корпоративных мобильных номеров для сотрудников (Ведение отчетности затрат корпоративной сети); - Координация работы курьера, уборщицы, системного администратора, водителя. - Оформление различных доверенностей; - Заказ авиа и ж/д билетов, гостиниц для сотрудников. - Регистрация и хранение приказов по основной деятельности. Ведение журнала регистрации приказов по основной деятельности. - Подготовка писем, докладов, отчетов. - Ответственность за нахождение посторонних лиц на территории офиса по окончанию рабочего дня, определение ответственного лица. - Регистрация и архивирование протоколов собраний. - Контроль и архивирование служебных записок.
- Июнь 2013 – август 2014
- 1 год и 3 месяца
Помощник генерального директора (учредителя агенства)
Агентство недвижимости ООО "Митра"
Обязанности и достижения:
- Прием и распределение телефонных звонков, - Фиксация и передача служебной информации генеральному директору и сотрудникам компании. - Обеспечение документооборота (входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов). - Подготовка писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. - Подготовка служебных материалов и ведение баз данных. - Подготовка совещаний и заседаний, проводимые руководящим составом (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). - Организация командировок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билеты, бронь гостиничных номеров). - Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. (прием, учет, хранение и выдача). - Контроль за состоянием офисного оборудования, коммуникаций (при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания). - Координация и контроль работы курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы. - Разработка стандартов качества работы и критерии оценки качества работы, анализ эффективность работы. - Контроль за исполнением принятых решений. - Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида. - Ведение бюджет расходов на офисные нужды. - Координация завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации).
- Июнь 2011 – май 2013
- 2 года
Ассистент руководителя
ООО "Автоцентр Аврора"
Обязанности и достижения:
- Организация согласования и подписания документов; - Статистика отчетов по трафику клиентов; - Контроль за работой сотрудников отдела продаж (контроль занесения информации в программы и специализированные базы данных, контроль всего процесса заключения сделки); - Введение отчетов по складу (количество проданных а/м и количество а/м в наличии); - Передача документов для исполнения; - Контроль поставленных руководителем задач, помощь в организации его рабочего процесса; - Отчеты по статистике принятых а/м в зачет и на комиссию; - Контроль документооборота по проданным а/м (ПТС, договор купли-продажи, акт приёма-передачи а/м) - Контроль а/м в программе сервис обслуживания (просмотр и закрытие заказ-нарядов/накладных на дополнительное оборудование и зап/части); - Составление графиков работы сотрудников (графики различных обучающих тренингов); - Контроль связи (в процессе проведения сделки и после) между сотрудниками и клиентами; - Размещение объявлений по продаже а/м в основных источниках рекламы (различные интернет сайты, система Carcopy). - Контроль соответствия общедоступной информации на основном/официальном сайте компании.
- Июнь 2010 – июнь 2011
- 1 год и 1 месяц
Ведущий администратор отеля
ООО "Ра" - сеть отелей, Москва
Обязанности и достижения:
- Организация оперативной работы мини-отеля в свою рабочую смену; - Прием и размещение гостей, работа с заявками; - Взаимодействие с отделом продаж и рекламы, с технической службой; - Бронирование, продажа основных и дополнительных услуг отеля; - Прием оплаты, работа с кассой и банковским терминалом, контроль своевременной оплаты услуг отеля; - Координация и контроль работы службы горничных; - Регистрация иностранных граждан (в программе "Электронный курьер"), документооборот, отчетность перед руководством; - Учет и распределение ТМЦ, подача заявок в отдел закупок.
- Апрель 2008 – июль 2010
- 2 года и 4 месяца
Старший менеджер службы приема и размещения (СПиР)
ЗАО "Сеть отелей "Туррис", Отель "Балтиец"
Обязанности и достижения:
- Контроль работы сотрудников стойки приема и размещения в свою рабочую смену; - Прием и размещение гостей, работа с заявками, контроль заезда-выезда гостей; - Бронирование, продажа основных и дополнительных услуг отеля; - Прием оплаты, работа с кассой и банковским терминалом, контроль своевременной оплаты услуг отеля; - Взаимодействие с отделом продаж, с технической службой; - Работа с этажной службой, контроль состояния номерного фонда; - Регистрация иностранных граждан (в программе "Электронный курьер"), документооборот, отчетность перед руководством.

Образование

- Неполное высшее образование
- Заочная
- 2011
Новгородский государственный университет им. Я. Мудрого, Великий Новгород
Факультет: Гуманитарно-экономический колледж МПК НовГУ
- Среднее специальное образование
- Дневная/Очная
- 2007
ГОУ ПУ№21
Факультет: Живопись
Специальность: Художник-живописец

Обо мне

Дополнительные сведения:

Активная, целеустремленная, с преобладанием лидерских качеств, коммуникабельная, заинтересована в интересной работе с перспективами развития и повышения, разумно планирую рабочее время и расставляю приоритеты в делах, обладаю грамотной устной и письменной речью, умею принимать самостоятельные решения и достигать поставленные цели, высокий уровень ответственности, и работы с большими объемами информации, в режиме многозадачности. Имею навыки организации и проведения встреч, совещаний, семинаров и заседаний с участием руководителя; подготовки материалов и протоколирования всех перечисленных мероприятий; ведения переговоров, координации, взаимодействия и контроля выполнения поручений руководителя в структурных подразделениях. Готова к освоению новых направлений деятельности, быстрая адаптация в коллективе, устойчива к стрессовым ситуациям. Являюсь продвинутым пользователем ПК (Word, Excel, Power Point, графические редакторы); владею такими программами как: 1С версия 8.3 (бухгалтерия, кадры), MS Outlook, CRM-система Битрикс24, мобильные мессенджеры и приложения, владею основами деловой переписки и делового этикета. Нахожусь на связи 24/7, готова к ненормированному рабочему дню.