Обязанности и достижения:
- Выполнение задач поставленных вышестоящим руководством и непосредственным руководителем. Решение поставленных задач:Администрации города, архитектура, прокуратура, а так же смежные организации.. -Заключение и ведение договоров с контрагентами, мониторинг исполнения услуг согласно спецификации.
- Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, фильтр почты, доведение информации руководству.
- Ведение первичной документации офиса, выдача зарплаты/аванс (Сопроводительные документы смежного отдела). Приём/увольнение сотрудников, подпись, заполнение трудовых книг. (Документы заблаговременно подготовлены смежным отделом). -Осуществление технической поддержки руководству (Travel поддержка, бронь гостиниц, личный график), уверенное пользование программами, сетями.
- Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.
- Ведение телефонной и информационной базы руководства (контрагенты, контакты, события).
- Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, ведение протокола собраний. -Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (учёт). Составление деловых писем для руководства, приказы. Мониторинг возврата документов/актов выполненных работ/услуг и контроль оплат счетов.
- Подбор и прием сотрудников, ведение кадровых вопросов (прием, увольнение). Выдача заработной платы.
- Координация работы отделов, транспортного цеха и руководителей участков.
- Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (Travel поддержка, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т. п.).