Обязанности и достижения:
В качестве офис-менеджера:
• Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции.
• Прием и распределение входящих звонков, ведение телефонных переговоров и переписки по электронной почте с Клиентами/посредниками.
• Координация работы курьера.
• Встреча гостей, чайкофе.
• Жизнеобеспечение офиса (канцелярия, чайкофе, вода).
• Поддержание порядка в офисе (контроль уборщицы).
• Подготовка и сопровождение выставок "Продэкспо"; бюджетирование, отчетность, переговоры с подрядными организациями, заключение договоров.
• Организация праздников и корпоративов.
• Выполнение поручений руководства.
В качестве помощника первого лица компании (владельца):
• Прием, маршрутизация входящих звонков.
• Организация встреч с партнерами компании (в том числе VIP).
• Организация совещаний топ-менеджмента компании; участие в проведении переговоров; передача служебной информации от руководителя сотрудникам и обратно.
• Осуществление контроля исполнения приказов, распоряжений руководителя; административно-техническая поддержка руководителя.
• Оперативный поиск и систематизация необходимой информации по различной тематике. Составление отчётов о проделанной работе.
• Бюджетирование, авансовые отчёты.
• Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий.
• Travel-поддержка руководителя, его семьи и партнёров (организация командировок и личных поездок руководителя).
• Выполнение личных поручений руководителя в рамках профиля.
• Организация и сопровождение выставок, в которых участвует компания ("Продэкспо").
организация совещаний, переговоров и деловых встреч руководителя;
• Отслеживание памятных дат и поздравление сотрудников и партнёров, закупка подарков.
• Ведение документооборота. Согласование внутренних и внешних документов, взаимодействие со структурными подразделениями по вопросам, касающимися делопроизводства, организация и контроль регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции, отправка документов по факсу, почте, иными способами.
• Закупка продуктов питания и организация буфетного обслуживания встреч, заседаний.
Достижения:
успешная организация и участие в ежегодной выставке ("Продэкспо");
успешная организация выездных корпоративов (2 раза в год);
учёт рабочего времени сотрудников (по системе "СКУД").