Обязанности и достижения:
- Организация и ведения документооборота, контроль правильности оформления документов, поступающих директору на подпись и статус исполнения
- Прием поступающей руководителю корреспонденции, последующая передача её в структурные подразделения компании, контроль за исполнением распоряжений
- Организация встреч, переговоров руководителя, приём посетителей
- Организация совещаний: подготовка сопутствующих материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня. Составление протокола совещаний, отслеживание статуса исполнения поручений по итогам совещаний
- Обеспечение конференц связи с удаленными подразделениями Компании и партнерами
- Взаимодействие с руководителями обособленных подразделений, заказ курьеров (8 ОП по всей стране)
- Travel-поддержка всех сотрудников компании: оформление виз, заказ авиа- и ж/д- билетов, бронирование гостиниц, своевременная регистрация на рейсы (от 10 до 40 перемещений в месяц)
- Работы в банке: оформление выписок по счетам, занесение платежных поручений в программу 1С Бухгалтерия, осуществление безналичных переводов денежных средств со всех счетов компании, открытых в банках
- Оперативное взаимодействие с УК Бизнес-центра (заказ пропусков на посетителей, оформление заявок на внос/вынос и проведение ремонтных работ и тд.)
- Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды/канцелярии/картриджей и пр. расходных материалов, контроль работы клининговой компании и т.д.)
- Ведение базы телефонных контактов
- Множество прочих задач: страхование, нотариус, курьер, почта РФ, корпоративные мероприятия, корпоративные подарки, помощь фин отделу и пр.