Обязанности и достижения:
Приём, фильтрация, переадресация входящих телефонных звонков.
Организация встреч, приём посетителей, чай/кофе руководителю.
Подготовка и отправка документов: составление писем, запросов и т. п.
Регистрация входящей/исходящей корреспонденции. Контроль исполнения документов. Оповещение сотрудников офиса о совещаниях и собраниях.
Прием факсовых сообщений, их регистрация, доставка до адресата. Отправка факсовых сообщений, их регистрация.
Ведение документооборота компании (от поступления до архива) как в бумажном, так и электронном виде, хранение документов.
Контроль исполнения документов. Отслеживание выполнения поручений руководителя.
Хозяйственно-административное обеспечение офиса, отчеты.
Работа с поставщиками товаров и услуг для офиса (канцтовары, моющих средств, вода, мебель, подарков к праздникам и т. д.). Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
Организация поездок и командировок руководства (заказ билетов, бронирование гостиниц).
Выполнение личных поручений руководителя.
Контроль и поддержание чистоты в офисе, контроль над надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, учет офисного имущества.
Проведение собеседований и руководство офисными обслуживающими сотрудниками (уборщица, курьеры, подсобные рабочие)