Обязанности и достижения:
- Прием и перераспределение всей входящей информации, поступающей в секретариат (телефонные звонки, факсы, эл.сообщения);
- Отправка и регистрация исходящей почтовой корреспонденции, включая отправления через курьерские службы. Контроль возврата извещений об уведомлении
- Ведение журнала регистрации входящей и исходящей почты;
- Прием телефонограмм, передача их исполнителю.
- Организация рабочего дня руководителя, организация совещаний, встреч, переговоров;
- Сервисное сопровождение переговорных процессов, подача напитков и т.д.;
- Выполнение копировальных, редакционных и машинописных работ, сканирование документов;
- Документационная поддержка. Подготовка и представление материалов к совещаниям, встречам (определение тем, вопросов, доведение до участников совещания, согласование с ними);
- Формирование и обновление списка телефонных номеров абонентов офиса;
- Организация командировок ген. директора и сотрудников компании, заказ авиа и ж/д билетов, организация размещения;
- Выполнение личных поручений руководителя (набор текстов, взаимодействие с внешними контактами, сбор информации);
- Организация работы приемной;
- Ежемесячный заказ канцелярских товаров для сотрудников офиса и воды. Заказ и получение денежных средств, предоставление отчетов;
- Заказ визитных карточек для сотрудников;
- Информационная поддержка руководителей и сотрудников компании;
- Заказ билетов на различные мероприятия (концерты, игры)
- Организация работы секретариата и водителей;
- Сбор документов и ведение личных дел руководителя
- Создание распорядительных документов (распоряжения, приказы).