Обязанности и достижения:
- Материально-техническое обеспечение офиса (документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса);
- Организовала систему материального подотчета в офисе;
- Контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещения офиса, надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной безопасности;
- Контроль за оформлением помещений офиса, за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи клиентам;
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса;
- Выполнение координирующих и обеспечивающих функций, управление входящими и исходящими звонками;
- Заказ авиа- и железнодорожных билетов, автотранспорта
- Ведение табеля рабочего времени, учет перемещений работников офиса
- Организация и координация работы курьеров и водителей организации
- Организовано ведение делопроизводства офиса, организация работы с документами. Регистрация всей исходящей и входящей в офис документации. Ведение делопроизводства в офисе согласно утвержденной номенклатуре дел. Помощь в кадровом делопроизводстве; - Осуществление проверки первичных учетных документов в отношении формы, полноты оформления, реквизитов при получении или выдаче;
- Подготовка первичных учетных документов для передачи в архив
- Организация обработки дел для последующего хранения и текущего хранения документов
- Помощь в разработке локальных нормативных актов, регламентирующих работу офиса и сотрудников;
- Оказание помощи руководителю, выполнение поручений руководителя;
- Организация и осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
- Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.