Персональный ассистент / Бизнес ассистент / Ассистент руководителя

Была больше месяца назад

200 000 ₽

43 года (родилась 12 июня 1982)

Москва

Петровско-Разумовская

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 20 лет

- Май 2021 – работает сейчас
- 4 года и 8 месяцев
Персональный ассистент генерального директора
Кинокомпания МИРФИЛМ, Москва
Продюсерский центр, Киностудии и студии звукозаписи
Обязанности и достижения:
• Организационная поддержка и планирование рабочего графика руководителя: - внесение информации в планировщик (органайзер); - согласование с руководителем временных планов; - согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; - информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; - предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. • Организация телефонных переговоров руководителя: - ведение базы телефонных контактов руководителя; - соединение руководителя с конкретными абонентами; - подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя; • Организация командировок руководителя: - подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта (для 1-х лиц Компании – 4 человека); - заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя (для первых лиц Компании – 4 человека); - оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий; - подготовка документов к поездке руководителя; - проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта; - обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке. • Организация работы с посетителями в приемной руководителя: - организация приема деловых партнеров в офисе; - организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе. • Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий: - подготовка повестки дня мероприятия; - оформление списка участников мероприятия; - информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия; - решение вопросов технического и сервисного оснащения мероприятия; - помощь в подготовке докладов и презентационных материалов руководителя; • Организация работы с документами в приемной руководителя: - получение, предварительное рассмотрение поступающих в приемную руководителя документов; - подготовка документов для рассмотрения руководителем; - учет документов, поступающих на имя руководителя; • Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя: - доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; - координация деятельности по исполнению решений руководителя; - контроль исполнения решений руководителя. • Выполнение координирующих и обеспечивающих функций: - предоставление информации персональным водителям по распоряжению руководителя; - организация поздравлений и приобретение подарков деловым партнерам руководителя и сотрудникам Компании; - выполнение прочих поручений в рамках деловой деятельности руководителя. - Совмещение должности офис-менеджера Компании в период болезни или отпуска офис-менеджера • Дополнительные функции в соответствии с личными поручениями руководителя: а. Помощь в организации досуга и отдыха руководителя и членов его семьи – бронирование отелей, транспорта, консьерж-услуг (трансфер, бизнес-авиация, лаунж-зоны, и т. п.) досуговых мероприятий, подача документов на получение виз в страны Европы для членов семьи; б. Предоставление консультаций/советов в вопросах заказа и приобретения подарков для членов семьи, ближайшего окружения; приобретение подарков; ведение календаря важных событий членов семьи и ближайшего окружения; в. Прочие распоряжения руководителя, связанные с необходимостью реализации бизнес функций руководителя. Ключевые результаты: - организация комфортного переезда в новый офис
- Ноябрь 2015 – май 2021
- 5 лет и 7 месяцев
Ассистент генерального директора
Группа Компаний ГПМ КИТ (АО Газпром Медиа)
Продюсерский центр, Киностудии и студии звукозаписи
Обязанности и достижения:
- Организационная подготовка проведения заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте совещаний, повестке дня и т. д.), а также, при необходимости, оформление протоколов; - Организационная подготовка проведения встреч с партнерами; - Планирование и организация эффективного рабочего графика Генерального директора, ведение календаря встреч и мероприятий; - Ведение, обновление базы контактов Генерального директора; - Осуществление контроля за исполнением документов и поручений Генерального директора, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение, составление соответствующей отчетности по запросу Генерального директора; - Подготовка документов и материалов, необходимых для встреч Генерального директора с коллегами и партнерами; - Информационно-справочное обеспечение деятельности Генерального директора; - Организационное обеспечение служебных командировок Генерального директора (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, организация встреч); - оформление аккредитаций для участия в кинорынках (как Российских, так и Международных); - участие в организации кинопремьер и закрытых показов; - Организационное обеспечение личных поездок Генерального директора и членов семьи; - визовая поддержка Генерального директора и членов семьи; - выполнение личных поручений Генерального директора и членов семьи. Ключевые результаты: - организация премьеры фильма "Легенда о Коловрате". Подготовка к премьере, согласование и рассылка приглашений, сбор и рассадка VIP-гостей (более 60 человек)
- Август 2014 – сентябрь 2015
- 1 год и 2 месяца
Главный специалист Управления корпоративной политики
Агентство ипотечного жилищного кредитования, АО, Москва
http://www.ahml.ru
Финансово-кредитное посредничество (биржа, брокерская деятельность, выпуск и обслуживание карт, оценка рисков, обменные пункты, агентства по кредитованию, инкассация, ломбард, платежные системы), Управляющая, инвестиционная компания (управление активами)
Обязанности и достижения:
- Организационная подготовка проведения заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте совещаний, повестке дня и т. д.), а также, при необходимости, оформления протоколов по итогам заседаний и совещаний. - Обеспечение сбора, фиксации, систематизации, хранения информации и документов, использующихся при ведении реестра акционеров. - Организационная подготовка проведения и проведение наблюдательного совета (совета директоров) и комитетов наблюдательного совета, оформление протоколов по итогам заседаний. - Организационная подготовка проведения общего собрания акционеров. - Обеспечение хранения документов, связанных с деятельностью общего собрания акционеров, наблюдательного совета и комитетов наблюдательного совета. - Внесение в систему электронного документооборота (СЭДО) резолюций по документам и регистрация поручений. - Осуществление контроля за исполнением документов и поручений начальника Управления, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение, составление соответствующей отчетности по запросу начальника Управления / Корпоративного секретаря. - Подготовка документов и материалов, необходимых для работы начальника Управления. - Информационно-справочное обеспечение деятельности начальника Управления / Корпоративного секретаря. - Организационное обеспечение служебных командировок начальника Управления (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, организация оформления виз, организация встреч). - Содействие самостоятельным структурным подразделениям Агентства в обеспечении раскрытия информации об Агентстве в соответствии с законодательством Российской Федерации.
- Ноябрь 2005 – июнь 2014
- 8 лет и 8 месяцев
Личный помощник руководителя
Финансовые и строительные компании, Москва
Управляющая, инвестиционная компания (управление активами)
Обязанности и достижения:
- 2012-2014: Страховая группа МСК, ОАО - Руководитель канцелярии/Личный помощник генерального директора - 2011-2012: АТОЛ, группа компаний - Помощник генерального директора - 2009-2011: Страховая группа МСК, ОАО - Личный помощник заместителя генерального директора - 2005-2009: ОСАО "Ингосстрах" - Старший референт

Образование

- Высшее образование
- 2006
Московская финансово-промышленная академия
Факультет: Финансы и кредит
- Высшее образование
- 2001
Британский Банковско-Финансовый колледж
Факультет: Менеджер

Обо мне

Дополнительные сведения:

Коммуникабельна, стрессоустойчива. Высокий уровень ответственности и самоконтроля. Умение работать в коллективе. Уверенный пользователь ПК (Microsoft Office, Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Обучаемость, Стрессоустойчивость, Организационные навыки, Организация работы приемной, Протоколирование, Travel Support, Тайм-менеджмент, Ведение деловой переписки, Управление проектами