Обязанности и достижения:
Составлять и согласовывать календарь рабочего дня директора, организовывать встречи, переговоры, заблаговременно информировать сотрудников о времени и повестке встреч с директором.
Организовывать телефонные переговоры директора; осуществлять прием, анализ информации, полученной по каналам связи, своевременно доводить ее до сведения директора.
Организовывать служебные командировки директора.
Организовывать заседания, совещания, проводимые директором, вести и оформлять протоколы, контролировать выполнение принятых решений.
Организовывать прием посетителей директора, содействовать оперативности рассмотрения вопросов, обеспечивать соблюдение времени и регламента встреч, распределять вопросы, не требующие рассмотрения директором, по подразделениям компании в соответствии с их компетенцией.
Осуществлять прием, регистрацию, учет поступившей на имя директора корреспонденции, в том числе на электронный адрес, передавать ее в соответствии с принятым решением исполнителям.
Принимать документы на подпись директора или для вынесения решения по ним, направлять документы, не требующие рассмотрения директором, непосредственно в подразделения или ответственным исполнителям.
Контролировать сроки и качество выполнения письменных и устных указаний директора.
Осуществлять контроль сроков представления директору планов, отчетов и других документов в порядке, установленном нормативными документами компании.
Подготавливать проекты документов по поручению директора.
Выполнять машинописные, копировальные, другие технические работы, необходимые для деятельности директора.
Проводить подбор и анализ необходимой информации в сети Internet, необходимых для деятельности директора.
Осуществлять контроль за своевременным обновлением информации (контактные телефоны, домашние адреса, паспортные данные) о каждом сотруднике компании.
Отправлять на доработку документы, оформление которых не соответствует требованиям нормативных документов компании.
Организовывать и контролировать ведение делопроизводства в подразделениях компании в соответствии с утвержденными стандартами. Координировать выполнение необходимых мероприятий по организации работы с документами в подразделениях руководителями и ответственными за делопроизводство.
Вести дела, в том числе содержащие документы с ограниченным доступом, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать сохранность документов.
Вести базу данных утвержденных, подписанных документов компании, в пределах своей компетенции.
Предоставлять вышестоящим должностным лицам отчеты по ведению делопроизводства, а также все необходимые документы в электронном либо бумажном виде на проверку сразу по их запросу. Обеспечивать устранение недостатков по замечаниям и рекомендациям.
Осуществлять регистрацию информационно-справочных, организационных и распорядительных документов, утвержденных/ подписанных директором компании, других документов, подлежащих регистрации у помощника директора, вести информационно-справочную работу по ним, контроль сроков исполнения.
Контролировать процесс ознакомления с нормативными, организационными и распорядительными документами компании, регистрируемыми в компании, в установленном в компании порядке.
Не отправлять во внешние организации, не принимать на подпись, регистрацию или рассмотрение директора документы, оформленные с нарушениями стандартов компании. Консультировать сотрудников компании по правилам оформления документов, самостоятельно исправлять оформление документов в случае необходимости.
Выполнять разовые поручения директора.
Обеспечивать ведение кадрового делопроизводства в компании, своевременное оформление приема, перевода и увольнения сотрудников, учет личного состава, выдачу справок о трудовой деятельности, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение личных дел и других документов по кадрам в соответствии с требованиями государственных нормативных документов и нормативных документов Компании.
Обеспечивать своевременное ознакомление сотрудников с их должностными инструкциями.
Вести табельный учет рабочего времени, проверять правильность заполнения табелей учета использования рабочего времени, осуществлять контроль над сроками их предоставления руководителями подразделений компании.
Осуществлять контроль над соблюдением трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка. Разрабатывать и проводить мероприятия по укреплению трудовой дисциплины и рациональному использованию рабочего времени.
Осуществлять работу по подбору, отбору и кадровой перестановке персонала требуемых профессий, специальностей и квалификации по заявкам руководителей подразделений в установленном порядке, его адаптации, оценке деятельности и развитию.
Формировать и вести личные дела и картотеки на работающих и уволенных сотрудников. Подготавливать личные дела уволенных сотрудников для передачи на архивное хранение.
Вести учет, хранение, заполнение и выдачу трудовых книжек, выдавать справки о трудовой деятельности сотрудников.
Вести воинский учет.
Вести количественный и качественный учет сотрудников компании, учет предоставления отпусков сотрудникам.
Осуществлять конфигурацию программного обеспечения на рабочих станциях, Поддерживать в работоспособном состоянии программное обеспечение рабочих станций.
Осуществлять техническую и программную поддержку пользователей, консультировать пользователей по вопросам работы локальной сети и программ.
Принимать меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования.
Осуществлять контроль за монтажом оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций.
Осуществлять антивирусную защиту локальной вычислительной сети и рабочих станций.
Настраивать подключение к удаленному рабочему столу.
Обслуживает орг.технику.
Подает заявки на заведение новых пользователей