Обязанности и достижения:
- Веду делопроизводство компании (директор, заместитель директора, 2 водителя, специалисты по таможенному оформлению);
- Ежедневно оформляю около 30 первичных документов: счета-фактуры, акты, товарные накладные;
- Занимаюсь подготовкой и передачей первичных платёжных документов для финансового отдела;
- Помогаю HR в принятии, увольнении сотрудников (проверяю документы, осуществляю сбор недостающих);
- Веду табель учета рабочего времени в электронном виде, что позволило сократить время работы с документами с 15 минут до 2 минут;
- В Главном офисе заказываю справки и копии трудовых книжек для сотрудников филиала, собираю и консолидирую информацию об отпусках, больничных;
- Веду журналы АХД, журнал инструктажей, учёта огнетушителей;
- Занимаюсь приёмом и отправкой корреспонденции, около 20 писем в день;
- Организую корпоративные мероприятия, тимбилдинги;
- Поддерживаю жизнедеятельность офиса: обеспечиваю постоянное наличие питьевой воды, канцтоваров, пищевых продуктов для гостей офиса;
- Эффективно взаимодействию с арендодателем по вопросам поддержания порядка, чистоты в помещениях офиса, бесперебойного функционирования инженерных систем офиса;
- Спланировала и организовала около 100 командировок: оформление документов, заказ гостиниц, бронирование билетов, заказ трансфера.
- Обеспечила стабильное снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами без дефицита и излишних запасов. Для этого провела всесторонний анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать их при планировании.