Офис-менеджер / Помощник руководителя

Была на этой неделе

100 000 ₽

Соискатель скрыл дату рождения

Москва

Матвеевская

Занятость

полная занятость

Гражданство

не указано

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Умение работать в условиях многозадачности
Организационные навыки
Коммуникабельность
Исполнительность
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 19 лет и 2 месяца

- Февраль 2010 – работает сейчас
- 15 лет и 10 месяцев
Администратор отдела
Полимедиа, Москва
http://www.polymedia.ru
Компания поставляет решения для проведения конференций, семинаров, тренингов, оборудование для оснащения офисов и конференц-залов, средства отображения информации для ситуационных и кризисных центров и диспетчерских залов.
Обязанности и достижения:
- Обеспечивала Тревел поддержку отдела IT: заказывала авиа- и ж/д билеты, бронировала гостиницы, такси, организовывала трансферы. - Вела документооборот внутри отдела. - Оформляла и согласовывала командировочные документы. - Вела график отпусков сотрудников. - Заказывала расходные материалы для отдела. - Выполняла поручения руководителя Ключевые результаты: - Организовала более 300 командировок для сотрудников компании под ключ.
- Январь 2021 – август 2025
- 4 года и 8 месяцев
Офис-менеджер-Помощник руководителя
Bag Style, Москва
Обязанности и достижения:
- Организовала жизнеобеспечение офиса, контролировала оплату всех поставщиков и аренды, поддерживала порядок и бесперебойную работу офиса. - Вела документооборот и делопроизводство, обрабатывала первичную бухгалтерскую документацию в 1С, запрашивала и проверяла закрывающие документы у подрядчиков, согласовывала и отслеживала оплату договоров. - Обрабатывала заказы в мессенджерах, вела внутреннюю CRM, контролировала движение заявок и доставку заказов клиентам. - Курировала работу курьерских служб (Достависта, Яндекс, Почта), составляла заявки, следила за корректностью и сроками доставки. - Принимала и распределяла входящие звонки, письма и сообщения, вела журнал входящей и исходящей корреспонденции, занималась оформлением пропусков для доступа в офис. - Выполняла поручения руководителя, подбирала подрядчиков, составляла технические задания, готовила презентации и карточки товаров, легкий дизайн, подбирала seo-слова для новых товаров, считала сметы, работала с отзывами. - Взаимодействовала с поставщиками и подрядчиками, контролировала оплату услуг (вода, клининг, охрана, коврики), следила за своевременным закрытием счетов. - Подбирала и заказывала подарки для клиентов и партнеров, помогала в организации внутренних мероприятий и встреч. - Работала в 1С, Google Таблицах, Microsoft Office и корпоративной CRM, поддерживала коммуникацию между отделами и помогала оптимизировать рабочие процессы. Ключевые результаты: - Сократила затраты на маркетинг на 15% за счёт оптимизации SEO и подбора целевых ключевых слов. - Упорядочила регламент работы курьеров (это помогло значительно ускорить процесс доставки посылок).
- Март 2020 – ноябрь 2020
- 9 месяцев
Менеджер по маркетингу и рекламе
Торус, Москва
http://toruscom.ru
ЗАО «Торус» -это многофункциональный офисно-складской комплекс, история которого начинается с 1976 года. Сегодня основной деятельностью нашей Компании является сдача в аренду собственной коммерческой недвижимости, предоставление нашим арендаторам услуг, необходимых для комфортного ведения бизнеса.
Обязанности и достижения:
- Заказывала визитки, рекламную и сувенирную продукцию, памятные подарки для клиентов и партнёров. - Организовала рассылку email-кампаний по клиентской базе, составляла тексты и следила за аналитикой. - Наполняла сайт компании новостями и акциями, размещала баннеры, обновляла контент и фото-материалы. - Вела социальные сети компании: YouTube-канал и Instagram, составляла контент-план, писала тексты и ТЗ для дизайнера и контент-менеджера. - Организовала участие в профильных мероприятиях компании и выставку, занималась travel-поддержкой (покупка билетов, бронирование, логистика). - Взаимодействовала с подрядчиками, типографиями, рекламными агентствами, контролировала сроки и качество работ. - Управляла логистикой по распределению печатной и сувенирной продукции между филиалами. - Проводила ревизию маркетинговых материалов, следила за наличием актуальных POS-материалов. - Организовывала вебинары, конференции и обучающие семинары, составляла программу, координировала участников и контролировала подготовку мероприятий. - Заказывала и производила подарки для клиентов и партнёров, координировала процесс доставки и контролировала логистику. - Работала с CRM-системой, Trello, Google Workspace и Excel, контролировала задачи и коммуникацию между отделами. - Вела документооборот, оформляла счета, счета-фактуры и акты. Ключевые результаты: - Внедрила программу Trello, что позволило систематизировать задачи и повысить скорость их выполнения. - Обновила клиентскую базу и повысила качество аудитории, улучшив результаты маркетинговых рассылок. - Провела ревизию маркетинговых материалов, оптимизировала процессы и сократила временные затраты команды.
- Сентябрь 2016 – март 2020
- 3 года и 7 месяцев
Частная практика / фриланс
Проектная деятельность, Москва
Обязанности и достижения:
- Вела Instagram. - Настраивала таргетированную рекламу. - Писала контент-планы. - Создавала landing page. - Внедряла CRM-систему. - Разрабатывала дизайн логотипов, фирменного стиля и презентаций. - Заказывала визитки и корпоративную форму. Ключевые результаты: - Разработала единый фирменный стиль, что способствовало его узнаваемости. - Внедрила CRM-систему, что привело к росту выручки на 30%.
- Июнь 2016 – сентябрь 2016
- 4 месяца
Event-менеджер
Объект, Стрелковый клуб, Москва
Обязанности и достижения:
- Организовывала event-мероприятия, включая корпоративы. - Проводила переговоры, составляла сметы, работала с подрядчиками. - Курировала разработку навигационных материалов и памятных подарков для клиентов. - Согласовывала документы. Ключевые результаты: - Организовала более 5 мероприятий "под ключ" для клиентов клуба, обеспечив высокий уровень удовлетворенности и успешное выполнение всех этапов. - Разработала стратегию участия в спонсорстве для мероприятия "Пикник Афиши"
- Январь 2016 – апрель 2016
- 4 месяца
Менеджер по организации мероприятий
Softline, Москва
http://www.softline.ru
«Софтлайн Решения» — лидирующий в России ИТ-поставщик продуктов и услуг в области цифровой трансформации и информационной безопасности, объединяющий решения партнеров - лидеров всех сегментов и индустрий российского ИТ-рынка, а также решения собственной разработки, которые удовлетворяют потребности более 100 000 заказчиков. Предлагая полный спектр программного и аппаратного обеспечения, «Софтлайн Решения» дополняет их различными услугами и сервисами, создавая уникальное на рынке индивидуальное решение, комплексно отвечающее на все потребности со стороны каждого заказчика.
Обязанности и достижения:
Основные задачи: - Работала с первичной документацией: отслеживала платежи. - Организовывала event-мероприятия "под ключ": бизнес-завтраки, семинары, конференции. - Формировала бюджет мероприятий, искала подрядчиков, проводила переговоры по ценам с поставщиками услуг, контролировала выполнение контрактных обязательств. - Занималась производством POS-материалов. - Взаимодействовала с площадками, организовывала логистику мероприятий, подготавливая раздаточные материалы для бизнес-встреч. - Контролировала и координировала работу подрядчиков на мероприятиях. Ключевые результаты: - Успешно организовывала такие типы мероприятий как: бизнес-завтраки, семинары, конференции; - Организовала конференцию года для компании Softline в Swissotel; - Получила десятки положительных отзывов от участников конференции.
- Август 2012 – май 2015
- 2 года и 10 месяцев
ГК Систематика
Менеджер по организации мероприятий, Москва
Обязанности и достижения:
- Осуществляла travel-поддержку гостей IT на всех этапах мероприятий: заказывала авиа- и ж/д билеты, бронировала отели, занималась оформлением виз, организовывала бронирование ресторанов, трансферы и логистику. - Работала с первичной документацией: отслеживала счета, оплаты, договоры. - Взаимодействовала с площадками, подготавливая раздаточные и наглядные материалы для бизнес-встреч. - Координировала производство сувенирной продукции, брошюр, буклетов, пресс-релизов, программ. - Организовывала event-мероприятия "под ключ": бизнес-завтраки, семинары, конференции, тимбилдинги, вечерние развлекательные программы. - Формировала бюджеты мероприятий, искала подрядчиков, проводила переговоры по ценам с поставщиками услуг, контролировала выполнение контрактных обязательств. Ключевые результаты: - Спланировала и организовала более 200 деловых поездок для руководителей и владельцев бизнеса (включая авиа- и ж/д билеты, визовую поддержку, страховки, трансферы, отели, рестораны, составление детальной программы визита). - Успешно организовывала такие типы мероприятий как: бизнес-завтраки, семинары, конференции, тимбилдинги, вечерние развлекательные программы; - Внедрила онлайн-форму регистрации гостей; - Получила опыт работы с такими ключевыми партнерами, как IBM, Huawei, Avaya, Eaton, LifeSize.
- Октябрь 2006 – февраль 2010
- 3 года и 5 месяцев
10.06-12.09 Секретарь / Офис-Менеджер, 12.09-02.10 Менеджер проектов
ООО «Юнионлинкс», Москва
Обязанности и достижения:
- Встречала посетителей, предлагала чай/кофе - Вела учет занятости переговорных комнат - Управляла работой курьеров, водителей и уборщицы - Следила за чистотой в переговорных комнатах - Сканировала и брошюровала документы - Отвечала на звонки и распределяла их - Помогала в организации корпоративных мероприятий - Заказывала расходные материалы для офиса - Вела документооборот компании, регистрировала входящую и исходящую корреспонденцию - Организовывала и проводила BTL-акции для клиентов агентства: event-акции, конференции, выездные мероприятия, презентации, выставки Достижения: - Сократила расходы на закупку канцелярии на 20%, сменив поставщика - Оптимизировала работу курьеров и водителей путем выявления приоритетности задач - Успешное управление проектами по организации мероприятий для таких клиентов, как Nokia, Mirax Group, Евровидение и др

Образование

- Высшее образование
- Вечерняя
- 2009
Российский государственный торгово-экономический университет, Москва
Факультет: Маркетинг
Специальность: Маркетолог

Обо мне

Дополнительные сведения:

Навыки работы с ПК: уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Outlook, Exсel, PowerPoint), Mac, Canva, Trello, Google Docs, CRM, Нейросети (ChatGPT, Midjourney и т. д). Легко обучаема и открыта к освоению любого программного обеспечения. Личные качества: энергичность, внимание к деталям, организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности, ответственное отношение к порученному делу, инициативность, стрессоустойчивость, доброжелательность, неконфликтность, коммуникабельность. Обладаю 18-летним опытом в организации мероприятий и административной работе. За это время я развила навыки многозадачности и гибкости, что позволяет мне оперативно решать административные задачи и обеспечивать поддержку в команде. Рассматриваю позицию офис - менеджера / администратора как идеальную возможность применить свой опыт и знания. Закончила физ.-мат. при Бауманке с отличием. Мои хобби: путешествия (самостоятельно посетила более 30 стран), книги, бег.