Офис-менеджер, секретарь, делопроизводитель

Была в этом месяце

По договорённости

43 года (родилась 04 августа 1982)

Пушкин

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 22 года и 5 месяцев

- Декабрь 2021 – сентябрь 2025
- 3 года и 10 месяцев
Декретный отпуск
- Сентябрь 2020 – сентябрь 2021
- 1 год и 1 месяц
Офис-менеджер
АО "Активный Компонент", Санкт-Петербург
http://www.acticomp.ru
Фармацевтическая продукция (производство)
Обязанности и достижения:
- Административная поддержка офиса, производства и руководителей (штат - 350 сотрудников). - Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов и договоров (30+ документов ежедневно). - Организация приема посетителей, телефонных звонков, курьерских служб (ежедневно). - Оформление и учёт исходящих и входящих почтовых отправлений (Почтой России и курьерскими службами). - Организация маршрута и контроль работы пешего курьера (ежедневно 8+ адресов с учетом отправки и получения заказных писем на Почте России). - Работа в 1С УПП (управление производственным предприятием): формирование заказов поставщику, заявок на расходование средств, проведение оказанных услуг организации. - Travel поддержка сотрудников компании. - Работа в 1С: Документооборот (согласование и регистрация договоров). - Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ (еженедельно). - Подготовка аналитических отчетов и презентаций (MS Excel, MS Power Point). Достижения: - Участие во внедрении системы электронного документооборота (1С: Документооборот) и работа в ней: содействие прохождению процедуры согласования и регистрации договоров согласно утверждённой инструкции. - Быстрое реагирование на разноплановые срочные поручения, неоднократное решение проблемных ситуаций в экстренном порядке. - Сокращение административно-хозяйственных расходов на 7% за счет выбора новых поставщиков.
- Июль 2019 – август 2020
- 1 год и 2 месяца
Старший администратор
ООО "Ультрамар", Санкт-Петербург
http://www.ultramar.ru
Неорганическая химия (производство), Морские, речные перевозки, Железнодорожные перевозки, Строительство дорожное и инфраструктурное, Архитектура, проектирование
Обязанности и достижения:
Обязанности: - Административная поддержка офиса, производства и топ-менеджмента (штат - 300 сотрудников): обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции (ежедневно 50+ документов), бронирование переговорных, аренда квартир и автотранспорта для сотрудников на длительный период и ежемесячный контроль их оплаты. - Замещение личного ассистента собственника Компании (выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.). - Доставка срочных документов в г. Москва (ежемесячная командировка). - Организация приема посетителей (ежедневно 10+). - Взаимодействие с поставщиками услуг: курьерские, почтовые, аутсорсинговые службы (ежедневно 10+). - Контроль и пополнение денежных средств на корпоративных счетах топливных компаний, такси, ЗСД. - Подготовка проектов официальных писем, приказов, распоряжений (ежедневно 5+). - Обеспечение согласования и оплаты поступающих счетов. - Полная travel поддержка руководства и сотрудников: организация трансфера, приобретение билетов, регистрация на рейсы, бронирование отелей и оплата проживания в них, бизнес-авиация, оформление командировки (ежедневно 2+ командировки), удаленное решение всех вопросов по поездке. - Взаимодействие с администраторами (2 человека), умение правильно распределить объём задач и установить сроки выполнения. - Жизнеобеспечение офиса: закупка канцтоваров, расходных материалов, продуктов для кофе-зон и иных ТМЦ (еженедельно). Достижения: - Быстрое реагирование на разноплановые срочные поручения, неоднократное решение проблемных ситуаций в экстренном порядке: организация автомобильного/вертолетного/авиа трансфера VIP гостей, аренда жилья и автомобилей для вновь принятых сотрудников. - Организация и обслуживание переговоров на высшем уровне (в том числе иностранных делегаций) в офисе, а так же на арендованных площадках. - Сокращение расходов на канцелярию и продукты для кофе-зон на 15%, благодаря подготовленному чек-листу с оптимально необходимым количеством ТМЦ и регулярно проводимой по нему инвентаризации.
- Январь 2016 – июнь 2019
- 3 года и 6 месяцев
Помощник ректора
ФГБОУ ВО CПбГАУ (Санкт-Петербургский государственный аграрный университет), Москва
http://www.spbgau.ru
Вуз, ссуз колледж, ПТУ
Обязанности и достижения:
Обязанности: - Сбор материалов и их анализ с целью подготовки аналитических докладов ректора о деятельности университета с представлением динамики и анализа основных показателей в виде графиков и диаграмм. - Организация совещаний: подготовка повесток заседаний; приглашение участников; ведение протоколов заседаний; контроль выполнения решений, принятых на заседании. - Организация и обслуживание визитов иностранных делегаций: подготовка презентаций о деятельности учреждения (в том числе на англ. яз.), подготовка переговорных комнат в соответствии с принятым протоколом, организация кофе-паузы, подбор соответствующих памятных подарков. - Подготовка проектов приказов, распоряжений, официальных писем, поздравительных адресов. - Организация деятельности приемной ректора (планирование визитов к ректору, встреча гостей (в т. ч. чай/кофе), прием входящих телефонных звонков и корреспонденции по электронной почте, ведение документооборота, работа с курьерскими службами). - Организация фуршетов, банкетов для мероприятий вуза; - Заказ авиа, ж/д билетов, подбор и бронирование гостиниц по соотношению «цена-качество», организация командировок.
- Октябрь 2014 – январь 2016
- 1 год и 4 месяца
Помощник первого проректора
ФГБОУ ВО СПбГАУ (Санкт-Петербургский государственный аграрный университет), Москва
http://www.spbgau.ru
Вуз, ссуз колледж, ПТУ
Обязанности и достижения:
Обязанности: - Сбор материалов и их анализ с целью подготовки аналитических докладов о деятельности университета с представлением динамики и анализа основных показателей в виде графиков и диаграмм. - Организация и обслуживание совещаний: подготовка повесток; приглашение участников; ведение протоколов заседаний; контроль выполнения решений, принятых на заседании. - Контроль исполнения поручений руководителя. - Подготовка проектов приказов, распоряжений, официальных писем, поздравительных адресов. - Организация деятельности приемной первого проректора (планирование визитов, встреча гостей (в т. ч. чай/кофе), прием входящих телефонных звонков и корреспонденции по электронной почте, ведение документооборота, работа с курьерскими службами).
- Апрель 2009 – октябрь 2014
- 5 лет и 7 месяцев
Менеджер
ООО «Мойка 22» (Отель "Кемпински Мойка 22"), Москва
http://www.singercafe.ru
Ресторан, общественное питание, фаст-фуд
Обязанности и достижения:
- Руководство операционной деятельностью ресторана. - Организация и обеспечение эффективной работы команды (15 человек). - Работа с гостями и формирование положительного имиджа ресторана. - Проведение инвентаризации. Работа с поставщиками. Ведение кассы (расчет гостей, заполнение кассовых отчетов). Достижения: Формирование новой высокоэффективной команды, которая обеспечила выполнение плановых показателей с первого месяца работы.
- Январь 2002 – январь 2008
- 6 лет и 1 месяц
Банкетный менеджер
Оскар кейтеринг (входит в группу ресторана "Подворье", Москва
http://www.oscar-catering.ru
Кейтеринг (выездное обслуживание)
Обязанности и достижения:
- Ведение переговоров с Заказчиком. - Оформление предложений по проведению мероприятий. - Разработка стиля мероприятия. - Оформление и заключение договоров на обслуживание банкетов. - Коммуникации с Event-агентствами и службами предполагаемых мест проведения мероприятий. - Подготовка и организация проведения мероприятия; - Непосредственное проведение банкетных мероприятий; - Подбор и обучение персонала. - Решение всех возникающих вопросов в процессе проведения мероприятия. - Расчет потребности в оборудовании и его закупка. До 100 человек в подчинении.

Образование

- Высшее образование
- 2016
ЧУ ООДПО "Международная академия экспертизы и оценки"
Факультет: Профессиональная переподготовка по программе "Государственное и муниципальное управление"
- Высшее образование
- 2007
ФГОУ ВПО СПбГАУ (Санкт-Петербургский государственный аграрный университет)
Факультет: Факультет землеустройства
Специальность: Инженер по землеустройству

Обо мне

Дополнительные сведения:

Большой опыт административной работы. Умение эффективно выстраивать рабочие процессы в режиме многозадачности. Отличные знания ПК (MS Office, Outlook, 1С УПП, 1С Документооборот, Консультант Плюс), кассовой дисциплины. Опыт работы с оргтехникой, мини-АТС. Коммуникабельность, активная жизненная позиция, инициативность, пунктуальность. Прием посетителей, Делопроизводство, Организация работы приемной, Подготовка презентаций, Организация мероприятий, Ведение переговоров, Протоколирование, Документооборот, Организация деловых поездок, Организаторские навыки, MS PowerPoint, MS Outlook, Английский язык, Закупка товаров и услуг, Контроль исполнения решений, исполнение поручений руководителя, Деловой этикет, Руководство коллективом, 1С: Предприятие 8