Обязанности и достижения:
Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем (включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, ведение и оформление протоколов).
Контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и ответственными исполнителями документов, поступивших на исполнение, правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.
Контроль за выполнением распорядительных документов вышестоящих организаций, внутренних документов, исходящих документов, где указаны сроки исполнения.
Печать и тиражирование (на принтере или ксероксе) служебных материалов, необходимых руководителю в работе.
Организация приема граждан главой администрации, заместителями главы администрации.
Обеспечение телефонных переговоров руководителя, передача и прием информации по техническим средствам коммуникации (факсу), запись информации, полученной в его отсутствие, своевременное доведение ее содержания до сведения руководителя.
Прием, регистрация поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Подготовка проектов писем, а также других документов в соответствии с поручениями руководителя.
Отправка исходящей корреспонденции.
Прием, регистрация и передача телефонограмм.
Контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, за соблюдением требований инструкции по делопроизводству.
Доведение до исполнителей полученных документов.
Контроль за исполнением документов.
Участие в подготовке и проведении активов, коллегий, заседаний комиссий, ПДС.
Оформление протоколов, решений, резолюций.
Оформление и регистрация командировочных удостоверений.
Составление табеля учета рабочего времени..
Ведение делопроизводства, включая формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности в процессе текущего хранения.
Выполнение технической работы по исполнению документов на ПК.