Обязанности и достижения:
N Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем;n Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства;n Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно);n Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства;n Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов);n Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);n Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте);n Составление и редактирование деловых писем для руководства;n Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;n Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей);n Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.);n Работа с существующими арендаторами;n Анализ спроса и предложения на аренду;n Формирование, ведение базы учета арендаторов;n Анализ ценообразования (ставок арендной платы);n Проведение переговоров по заключению договоров;n Проверка сопутствующих договорам документов (акты приема-передачи, дополнительные соглашения);n Участие в проведении открытых конкурсов на право заключения договоров аренды, субаренды;n Работа с дебиторской задолженностью;n Урегулирование вопросов, связанных с эксплуатацией объектов;n Решение конфликтных ситуаций;n Помощь финансовому директору: систематизация документации;n Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом;n Замещение секретаря-референта офиса;n Выполнение других поручений непосредственного руководства.