Обязанности и достижения:
Я начинала свою деятельность в компании в качестве персонального помощника Генерального директора (гражданина Ирландии). Через 10 месяцев пошла на повышение и стала руководителем контрактного и административного отдела, в подчинении 8 человек (переводчики, секретари, администраторы, водители, курьеры). Выполняла следующие функции:
Административные вопросы:
• Решение административных задач, административно-хозяйственные вопросы (обеспечение бесперебойного рабочего процесса, комплектование необходимыми канц. и хоз.товарами, мебелью, оборудованием, взаимодействие с арендодателем);
• Контроль работы секретарей, курьеров, системных администраторов; организация работы водителей компании, составление графика работы;
• Взаимодействие с финансовым отделом (сбор и подготовка первичной документации от поставщиков и заказчиков, взаимодействие с банком, подготовка финансовой информации о компании);
• Ведение переговоров на различном уровне, участие в представительских мероприятиях.
• Организация деловых поездок (командировок), бронирование авиа и ж/д билетов, номеров в гостинице, организация визовой поддержки, разрешений на работу, аккредитация компании;
• Планирование бюджета отдела и оптимизация расходов;
• Контроль своевременной подготовки комплекта документов для оплаты счетов заказчиками и надлежащее оформление актов выполненных работ.
Кадровые вопросы:
• Разработка правил и должностных инструкции для подчиненных сотрудников с целью повышения эффективности их деятельности. Разработка, внедрение и оптимизация политики и процедуры в области использования мобильной связи;
• Поиск персонала, контроль оформления трудовых договоров, ведение личных дел, работа с персоналом, урегулирование конфликтных ситуаций;
• Набор персонала в соответствии с планами руководителей других отделов;
• Проведение оценки персонала и анализ результатов деятельности коллектива.