Обязанности и достижения:
Приём и распределение входящих телефонных звонков.
Фиксирование и доведение до сведения адресатов полученной информации.
Регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
Оформление заказов на канцелярские товары, продукты питания и хозяйственные принадлежности, заказ печатей.
Взаимодействие с курьерской службой, клининговой и управляющей компаниями.
Своевременное оформление пропусков, писем на въезд, передача информации представителю арендодателя.
Подготовка документов (упд, договоров, доп. Соглашений) субарендаторам на отправление Почтой России (раз в неделю, ежеквартально).
Ведение таблиц с данными субарендаторов, наличие актуальной информации по адресам, телефонам и т. д.
Ведение таблиц с наличием подписанных документов от субарендаторов
Архивирование документов.
Подготовка и обеспечение всем необходимым совещаний и других мероприятий.
Выполнение отдельных поручений руководства по профилю административно-хозяйственной деятельности компании.
Общение с субарендаторами (физические, юридические лица)
Деловая переписка и переговоры с имеющимися субарендаторами
Обработка заявок субарендаторов, запрос у бухгалтерии счетов на оплату, упд
Кросс-функциональное взаимодействие: отдел по работе с клиентами, бухгалтерия, маркетинг, юридический отдел.
Контроль наличия необходимых юридических составляющих для полноценной работы с субарендатором.
Взаимодействие с РЖД по согласованию действий для устранения претензий от субарендаторов и пассажиров.
Контроль за дебиторской задолженностью, информационная работа с просроченной дебиторской задолженностью (ведение таблицы)
Контроль соблюдения договорных отношений с поставщиками.
Обработка документации от поставщиков.
Размещение заказа на доставку курьерской службе, отслеживание доставки.
Предоставление ежедневной и ежемесячной отчетности в Excel в виде таблиц