Обязанности и достижения:
- Прием/распределение звонков (мини АТС). Прием и отправка факсов. Обработка/переадресация входящих звонков, писем;
- Передача служебной информации генеральному директору и сотрудникам компании;
- Документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение. Контроль оформления, порядка согласования, регистрация в эл. журналах, сканирование, копирование, сортировка и хранение, а также формирование архива документов (доверенностей, договоров, актов, приказов, писем и т.п.);
- Оформление и контроль стандартных договоров;
- Прием и отправка служебной корреспонденции и документации;
- Работа с сайтом, с электронной почтой;
- Первичный инструктаж при приёме на работу сотрудников;
- Ведение хозяйственно-договорной переписки;
- Выполнение поручений директората;
- Заказ канцелярии и хоз-бытовых товаров, необходимой для бесперебойной работы офиса. Организация приема, учет, хранение и выдача;
- Использование в работе офисной оргтехники; осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
- Оперативное управление работы офиса (взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами);
- Сбор первичной документации для бухгалтерии (счета, счета фактуры, акты выполненных работ);
- Оформление заказов, заявок, иной документации с поставщиками закупаемых организацией материалов и инструментов;
- Ведение базы данных;
- Контроль заполнения загрузок логистов;
- Встреча посетителей, гостей (чай, кофе);
- Контроль работы уборщицы, выдача з/п курьеру;
- Взаимодействие с арендодателями;
- Выставление счетов в 1 С.