Обязанности и достижения:
Прием телефонных звонков и посетителей в приемной офиса.
Выяснение потребностей звонящих и посетителей.
Переадресация входящих и управление исходящими телефонными звонками, прием и отправка факса, запись сообщений для сотрудников.
Обработка входящей и исходящей корреспонденции (принимать, регистрировать, переадресовывать).
Ведение архива документов, писем, газет, информационных материалов.
Ведение работы с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
Подготовка и оформление документации, необходимую для организации работы компании.
Осуществление доставки особо важных документов и договоров.
Осуществление отправки и прием документов из регионов.
Обеспечивание сотрудников компании пропускными документами.
Своевременное информирование сотрудников об изменениях или нововведениях в компании.
Следить за изменениями в организационной структуре компании, своевременно вносить коррективы.
Обновление список телефонов и адресов, необходимых Подразделению и мобильных телефонов сотрудников.
Подготовка документов, материалов, необходимых для ведения переговоров с эксплуатационными службами, коммунальными организациями, государственными органами, охранной службой.
Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
Проведение инвентаризации хозяйственной части компании.
Осуществление подготовки данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды.
Осуществление подготовки данных для начисления заработной платы.
Осуществление обеспечения офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности).
Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
Отвечать за исправное состояние огнетушителей.
Ведение документации по анкетным данным сотрудников.
Поддержание позитивно морального климата в офисе. Проявление взаимовыручки, ответственности, доверия, поддержки, оптимизма.
Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя.
Выполнение правил трудового распорядка, принятые в компании.