Обязанности и достижения:
В части осуществления работы делопроизводителя:
1. Ведение делопроизводства Компании согласно организационно-распорядительной документации
2. При необходимости замена состава АГД (Аппарат Генерального директора) на время отпуска, больничного, отгула.
3. Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров, совещаний, проводимых Генеральным директором.
4. Ведение графика отпусков сотрудников АГД, контроль над ведением табеля учета рабочего времени на сотрудников АГД.
5. Контроль над ведением делопроизводства сотрудниками АГД, составление тестов по делопроизводству и проведение тестирования сотрудников АГД.
6. Осуществление связи со структурными подразделениями для решения вопросов, обозначенных руководителем АГД и не требующих непосредственного участия руководителя АГД.
7. По поручению руководителя АГД согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений.
8. Контроль над исполнением приказов и распоряжений Генерального директора, ежемесячный доклад руководителю АГД.
9. Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю АГД, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю АГД.
10. В части ведения архивного делопроизводства: сканирование архивных документов, формирование (подготовка) дел к сдаче в Архив. При согласовании руководителем АГД выдача архивных документов сотрудникам Компании.
11. Выполнение разовых поручений руководителя АГД по организации работы АГД.
12. Выполнение иных поручений руководителя АГД в рамках служебных отношений.
В части осуществления работы специалиста административно-хозяйственного обеспечения:
Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния административных зданий и помещений Компании, а именно:
1. Проведение ежегодной инвентаризации административных зданий Компании и, как следствие, обеспечение инвентарем всех помещений;
2. Контроль состояния помещений и выяснение необходимости ремонта, как следствие – подача заявки в Дирекцию по эксплуатации и контроль ее исполнения;
3. Материально - техническое обеспечение (закупка офисной мебели, канцелярских принадлежностей, воды и пр.) для административных зданий Компании;
4. Организация рабочих мест новых сотрудников и контроль над уже имеющейся полной комплектацией;
5. Организация наличия резервов и контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых на хозяйственные цели;
6. Выполнение работы по организации хозяйственного обслуживания совещаний, конференций, семинаров и др. мероприятий, проводимых в рамках распоряжений Генерального директора;
7. Ведение электронной картотеки наличия офисной мебели и канцелярских принадлежностей на каждого из сотрудников, учет при увольнении сотрудника;
8. Оформление заявок на канцтовары и офисную мебель в программе 1С;
9. Материальная ответственность: учет и контроль над расходными материалами, составление бюджета на канцелярские принадлежности и офисную мебель, составление материальных отчетов.