Обязанности и достижения:
1. В рамках организационного обеспечения деятельности руководителя:
1.1. Обеспечение функционирования приемной руководителя (прием документов и информации, планирование рабочего дня непосредственных руководителей, организация командировок, решение административно-хозяйственных вопросов, организация работы с посетителями и пр.).
1.2. Своевременное информирование руководителя о поступающих вызовах. Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание.
1.3. Организация согласования встреч и мероприятий руководителя с посетителями, руководителями подразделений и работниками. Содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
1.4. Обеспечение организации деловых поездок руководителя, выполнение указаний и поручений по бронированию номеров в гостиницах, заказам трансферов, авиа - и железнодорожных билетов, подготовка необходимых для поездки служебных документов и материалов.
1.5. Обеспечение поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
1.6. Обеспечение хранения документов в приемной руководителя.
1.7. Организация и контроль исполнения решений руководителя.
1.8. Подготовка отчетных документов по представительским расходам.
1.9. Подготовка к участию в выставках и конференциях, получение аккредитации для руководителя:
- оформление и подача заявки;
- подготовка необходимых документов;
- получение бейджа и информационных материалов.
2. В рамках документационного обеспечения деятельности руководителя:
2.1. Обеспечение своевременного рассмотрения поступающих документов, в т. ч подготовка проектов резолюций. В соответствии с резолюцией руководителя передача документов на исполнение.
2.2. Контроль корректности составления, оформления, согласования, утверждения документов, адресованных руководителю или направляемых ему на подпись, согласно действующим стандартам, инструкциям и нормам документационного обеспечения управления.
2.3. Участие во внедрении систем ведения документооборота.
2.4. Создание проектов организационно-распорядительных документов в СЭД, служебных записок, исходящих писем в СЭД по поручению руководителя, а также для исполнения служебных обязанностей.
2.5. Своевременное доведение до сведения руководителя документов и информации, поступившую в его адрес включая:
- прием;
- первичное рассмотрение.
2.6. Передача на подпись документов, адресованных на имя руководителя. Проведение нормоконтроля, распечатка и регистрация исходящей документации за подписью руководителя.
2.7. Обеспечение подготовки заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.8. Распределение входящих поручений в системе электронного документооборота (далее – СЭД) по резолюции руководителя, осуществление контроля исполнения поручений работниками.
3. В рамках информационного - аналитического обеспечения деятельности руководителя:
3.1. Ведение графика совещаний руководителя, информирование о предстоящих совещаниях, встречах.
3.3. Оформление протоколов совещаний под руководством руководителя.
3.4. Обеспечение заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), бронирование и подготовка переговорных комнат (обеспечение водой, канцелярскими принадлежностями, проверка работоспособности техники и т. д.).
3.5. Контроль исполнения поручений, письменных резолюций, распоряжений, решений совещаний под руководством руководителя.
3.6. Обеспечение хранения документов в приемной руководителя.
3.3.10. Организация исполнения решений руководителя.