Обязанности и достижения:
Работа с документами:
- Подготовка протоколов, актов, писем, факсов, справок, докладных записок, контрактов, должностных инструкций.
- Обработка поступающих и отправляемых документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Классификация документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
Бездокументное обслуживание:
- Ксерокопирование материалов и документов.
- Отправление и прием факсов.
- Набор документов на компьютере. Получение и отправка корреспонденции.
- Поддержание чистоты и порядка в приемной и кабинете руководителя.
- Обеспечение приемной и руководителя канцелярскими принадлежностями.
- Обеспечение технической исправности оргтехники. Приготовление чая, кофе для руководителя и отдельных посетителей.
- Предварительная закупка продуктов и напитков.
- Телефонное обслуживание:
- Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.
- Переадресовка телефонных звонков компетентным специалистам.
- Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы.
- Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с кем поддерживаются регулярные телефонные контакты.
Организация приема посетителей:
- Согласование с руководителем правил приема посетителей и определения приоритетных лиц.
- Согласование с руководителем часов приема сотрудников по текущим и личным вопросам, посетителей других организаций.
- Составление графика (предварительная запись) приема посетителей.
Подготовка переговоров и совещаний:
- Уточнение даты и места проведения.
- Предварительное оповещение участников переговоров и совещаний, контроль за явкой и доклад руководителю о причинах отсутствия участников.
- Обеспечение или контроль за подготовкой материалов к мероприятию.
- Подготовка канцелярских принадлежностей и напитков. Регистрация участников мероприятия.
- Ведение записей и протоколов во время мероприятия.
- Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю.
- При необходимости рассылка материалов заседания в соответствии с указаниями руководителя.