Обязанности и достижения:
- Осуществлять прием входящей документации, поступающей корреспонденции;
- Осуществлять учет и регистрацию входящей и исходящей документации, в том числе с системе «Тезис»;
- Осуществлять организацию телефонных переговоров генерального директора
- Осуществлять прием посетителей;
- Осуществлять печатание различных материалов, копирование и тиражирование документов;
- Осуществлять формирование дел для обеспечения их сохранности и сдачи
в архив, в соответствии с номенклатурой дел;
- Осуществлять прием факсограмм, телефонограмм и их своевременное доведение до генерального директора;
- Осуществлять организацию работы офиса:
- Осуществлять обеспечение канцтоварами, хозяйственными материалами и т.д.;
- Осуществлять контроль за состоянием рабочих кабинетов администрации;
- Получать адресованные генеральному директору почтовые и телеграфные отправления, вести их учет и регистрацию, а также отвечать за своевременную передачу полученной информации генеральному директору;
- Осуществлять ведение записи посетителей на прием к генеральному директору
- Выполнять иные поручения генерального директора в рамках служебных отношений;
- деловая переписка
- Соблюдать сроки исполнения приказов, распоряжений, решений генерального директора;
- Соблюдать общепринятые правила делового общения, нормы делового этикета, служебную субординацию;
- Поддерживать свое рабочее место и рабочее место генерального директора в соответствии с установленными нормами и правилами;
- Не разглашать третьим лицам конфиденциальную и служебную информацию, ставшую известной в процессе осуществления своих должностных обязанностей.
- Делопроизводство
- Планирование и организация встреч и переговоров руководителя
- Работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет хранение.
- Travel-поддержка (бронирование, заказ билетов и гостиниц)
- Оформление командировок
- Отслеживание и отчет о предстоящих днях рождения сотрудников, друзей и партнеров компании.
- еженедельное ведение протокола совещания.
- Подготовка приказов в командировки
- По поручению Руководства компании запрашивать от партнеров информацию и документы.
- Заказ POS-материалов: визитки, каталоги, буклеты и т.д.
- координация работы офиса.