Обязанности и достижения:
(Временный контракт)
- Административная поддержка офиса и сотрудников посольства
- Работа с входящими и исходящими звонками, прием/отправка, обработка корреспонденции (в том числе взаимодействие с транспортными компаниями/курьерскими службами по вопросам отправки/получения корреспонденции/грузов, подготовка сопроводительных документов, решение вопросов любой сложности на всех этапах)
- Координирование работы водителей посольства, постановка задач и поручений, мониторинг выполнения
- Работа с электронной почтой, ведение переписки на английском языке, ведение документооборота
- Миграционная поддержка иностранных сотрудников, взаимодействие с МИД РФ: подготовка документов, постановка на учет, регистрация, оформление виз, дипломатических карт и других необходимых документов
- Содействие иностранным сотрудникам в вопросах релокации, перевозки вещей (взаимодействие с компаниями, предоставляющими услуги международных грузовых перевозок, подготовка сопроводительных документов; взаимодействие с таможенными органами по вопросам постановки на учет/снятия с учета транспортных средств)
- Сопровождение иностранных сотрудников в вопросах аренды квартир, оплаты счетов (телефон, электричество, Интернет и т. п.), ремонтных работ в квартирах и т. п.
- Участие в подготовке договоров и иных документов, мониторинг сроков действия договоров, своевременное продление договоров (со страховыми компаниями, гостиницами и т. п.)
- Содействие в организации встреч (как внутренних так и внешних), бронирование комнат, краткосрочное и долгосрочное планирование, внесение изменений, взаимодействие с внешними организациями (Представительство ЕС в РФ, Евразийская Экономическая Комиссия, ИМЭМО РАН и т. п.)
- Работа с закупками: обработка заявок на закупку предметов повседневного спроса, продуктов питания, канцелярских принадлежностей и т. п., подготовка сопроводительных документов для поставщиков, согласование закупок с соответствующими отделами, мониторинг статуса заказов, согласование доставок, всестороннее взаимодействие с поставщиками
- Взаимодействие с бухгалтерией, обеспечение своевременного предоставления счетов и иных финансовых документов
- Установление и поддержание отношений с ключевыми поставщиками услуг, партнерскими организациями
- Письменный/устный перевод