Обязанности и достижения:
Фильтрация корреспонденции и телефонных звонков.
Ведение делопроизводства. Документооборот. Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. Хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив. Контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя. Прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное). Создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения). Организация приема посетителей, деловых встреч, переговоров, прием посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса, координация работы курьеров, водителей. Организация командировок руководителя и сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц). Исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).