Менеджер / специалист по документообороту

Была больше месяца назад

80 000 ₽

39 лет (родилась 07 февраля 1986)

Москва

Занятость

не указано

Гражданство

не указано

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 12 лет и 10 месяцев

- Март 2015 – март 2016
- 1 год и 1 месяц
Специалист производственного отдела Дирекции главного исполнительного продюсера
ООО Красный Квадрат (телевидение), Москва
Обязанности и достижения:
1) Разработка и подготовка договоров, решений, актов, смет, счетов в рамках собственного производства аудиовизуальных произведений, их согласование. визирование в структурных подразделениях Холдинга, а так же с представителями звезд, участниками проектов Красного Квадрата. 2) Согласование заявок, согласование смет, запуск и обеспечение артистов необходимой информацией, документацией (расписание, договора, акты, график съемок и т.п.) 3) Общение (письменно и устно) со структурами Холдинга на соответствии заключаемой Документации с участниками проектов. 4) Общение со звёздами, жюри, участниками проектов, съемочной группы на предмет реквизитов и необходимой информации для самих проектов. 5) Переговоры с площадками и звездами, страховыми компаниями, урегулирование всех спорных вопросов по проектам. (обсуждение гонорара, выплат, договор, смет, даты и места съемок, проживания звезд и пр. по проектам) 6) Размещение и отслеживание, согласовывание Документации на внутренних порталах Холдинга. (Договора, Акты, Заявки, Сметы и тп.) 7) Запрос у подрядчиков документов необходимых для запуска проекта (выставление счетов, актов, счет-фактур) 8) Общение со сторонними организациями (подрядчиками) для Документального обеспечения работы запуска проектов 9) Составление отчетности руководству по проектам (участники, суммы, готовность Договоров, подписание с участниками необходимой документации для запуска проектов) 10) Решение спорных ситуаций по заключению необходимой документации по запуску проектов, между подрядчиками/участниками и внутренними структурами Холдинга. 11) Подготовка ежемесячной и ежеквартальной отчетности для руководителей Холдинга, контроль документооборота (внешнего и внутреннего). 12) Полное архивирование документации по проектам, по завершению всех выплат. 13) Работа на площадке в качестве администратора съемок. (Коммуникации участников, жюри, съемочной группы, решение организационных вопросов, урегулирование спорных вопросов) 14) Отчетность руководству по окончанию съемок проектов Проекты: Дельфины со звездами, Feel Russia, Без страховки, Большие гонки, Танцы со звездами, Синяя птица, Вокруг смеха, Сегодня вечером, Давай поженимся и многие другие проекты для 1 канала и телеканала Россия
- Май 2014 – март 2015
- 11 месяцев
Менеджер по документообороту (+ Личный помощник руководителя)
ООО Медиа - группа Баинг Партнер (интернет реклама), Москва
Обязанности и достижения:
1) Координация документооборота компании (подготовка документов, своевременная отправка клиентам, контроль подписания и возврата, систематизация, ведение архива, обеспечение сохранности). 2) Взаимодействие с клиентами для обеспечения наличия всех необходимых документов (эл. почта, переговоры) и осуществления своевременных оплат. Подготовка отчетов по результатам деятельности. 3) Регулярное взаимодействие с менеджерами по работе с клиентами. 4) Осуществление регулярных сверок данных по рекламным кампаниям клиентов, работа с внутренними базами данных. 5) Информационная поддержка руководителя, подготовка поздравлений, составление текстов, ведение календаря дней рождений и знаменательных дат партнеров и сотрудников 6) Входящие/исходящие звонки компании, передача информации сотрудникам компании. 7) Отправка почты, взаимодействие с курьерами. Учет и ведение базы по приемке/отправке почты компании. 8) Обеспечение жизнедеятельности офиса (и канцелярии, еженедельно. Еды/воды в офис (кола, кофе, чай, энергетики, снеки и тд). Ведение учета, данного оборота компании. 9) Заказ авиа/жд билетов и оформление командировок сотрудников компании. Разработка и осуществление выездных корпоративов компании (поиск и бронирование билетов, выбор стран, заказ отеля, экскурсий и развлекательной программы). 10) Взаимодействие с Бизнес Центром и его структурными подразделениями на предмет парковки, ремонта и проводимых плановых работ. Прохода/проезда сотрудников и гостей компании. 11) Дизайн офиса и подбор материалов отделки, бригады, решение организационных вопросов, так же закупка и разработка плана, цвета, декора офиса. 12) Личные поручения руководителя, так же подбор подарков, поиск, покупка и доставка клиентам на праздники (НГ, 8 марта/23 февраля, дни рождения и тд) 13) Полное туристическое сопровождение всех членов семьи руководителя: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация и тп. 14) Организация совещаний, ведение протоколов совещаний, отслеживание выполнения подразделениями задач поставленных на совещаниях. 15) Ведение личного каждодневного графика встреч/переговоров руководителя. Плановые отчеты о выполненных задачах. 16) Ведение клиентов и площадок на пример оплаты. (выявление долга, запрос данных в бухгалтерии компании, работа с 1С. Урегулирование данного вопроса, до полного его снятия). Постоянная переписка с клиентами. Отчетность по результатам деятельности. 17) Встреча гостей компании, чай/кофе. 18) Осуществление технической помощи руководителю (копирование, сканирование, печать документов). 19) Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, презентационных материалов. 20) Мониторинг входящей/исходящей корреспонденции, деловая переписка с партнерами компании.
- Март 2013 – июнь 2014
- 1 год и 4 месяца
Координатор рубрики Арт и Культура (freelance, дополнительная работа)
Информационный интернет портал «Эпоха XXI века», Москва
Обязанности и достижения:
1) Поиск событий, мероприятий, выставок, театральных премьер, сайтов, рубрик и всей информации по событиям подходящим для рубрики Арт и Искусство проходящих в России и за рубежом. Размещение информации на сайте. 2) Присутствие на мероприятиях, интервью с гостями мероприятия, так же с его координаторами и директорами. 3) Написание и корректировка статей на заданную тематику, донесение информации до главного редактора портала.
- Март 2013 – май 2014
- 1 год и 3 месяца
Специалист (администратор) производственного отдела Дирекции главного исполнительного продюсера
ВГТРК/ГТРК «Культура» (телевидение), Москва
Обязанности и достижения:
1) Подготовка заявок на договора, проектов договоров, решений, актов в рамках собственного производства аудиовизуальных произведений, их согласование и визирование в структурных подразделениях ВГТР/ГТРК «Культура»; 2) Составление сводок, таблиц, планов, отчетов для руководителей; 3) Работа с внутренними программами ВГТРК/ГТРК «Культура», таких как RTRCO и VIPlanner; 4) Составление писем, заявок в сторонние учреждения с которыми проводятся съемки аудиовизуального произведения по заказу ВГТРК/ГТРК «Культура»; Так же по завершении работ составление Актов по созданию аудиовизуальных произведений и контроль подписания сторон; 5) Стратегическое и перспективное планирование финансовых затрат по заказному производству и контроль своевременного оформления актов Специалистами Студий Дирекции цикловых и тематических программ; 6) Выезд на съемку, контроль подписания договоров с участниками непосредственных съемок (работ), а так же контроль проведения съемок (работ) создания аудиовизуального произведения ВГТРК/ГТРК «Культура» (обзвон и приглашение гостей на съемку, контроль прибытия гостей на место, их развоз, грим, правильная посадка и расстановка гостей, контроль по технике, проведение съемки и т.п.) (Работа на больших проектах. Таких как Большая опера, Щелкунчик, Новогодний огонек, Романтика Романса и др.) 7) Оформление Актов о завершении съемок (работ) по созданию аудиовизуальных произведений для ВГТРК/ГТРК «Культура». Проекты: Щелкунчик, Новый Год, Наблюдатель, Синяя птица, Большая опера, Большой джаз, Большой балет, Главная роль и другие проекты канала.
- Апрель 2010 – март 2013
- 3 года
Помощник продюсера Дирекции Информационного вещания (+административный помощник)
ООО Компания Эксперт ТВ (телевидение), Москва
Обязанности и достижения:
1) Работа в Дирекции Информационного Вещания (Новости канала) Разработка, ведение и контроль документооборота Дирекции Информационного Вещания: - подготовка договоров, временных разрешений, Актов, счетов, служебных записок, обсуждение их с контрагентами и внутренними службами телеканала. - проверка соответствия выставленных счетов, передача счетов в оплату, передача актов на подписание, взаимодействие с бухгалтерией компании; - взаимодействие с контрагентами по вопросам, касающихся выполнения обязательств по контрактам, передача контрагентам подписанных документов, общение с контрагентами по электронной почте, по телефону и лично; - поиск информации по теме программы в интернет ресурсах; - помощь в поиске и продюссировании тем на передачу; - поиск экспертов на передачу; - обзвон и приглашения экспертов и гостей на телепередачу; - документооборот по пропуску на территорию, составление официальных запросов; - расшифровка отснятых сюжетов; - замещение линейного продюсера, на время отсутствия в Дирекции информационного вещания. - написание материалов/подготовительные пресс релизы для главного продюсера канала; 2) Документационное обеспечение офиса: - работа с корреспонденцией: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт) - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем; - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний; - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ (работа с факсом, сканом, мини АТС); - Заказ канцелярии ежеквартально. - Осуществление подписки на периодические издания. - Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя 3) Административно - секретарская работа: - Приём входящих/внутренних телефонных звонков организации и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. - Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). - Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц (travel-поддержка руководителей подразделений и Генерального директора компании) - Подготовка необходимых документов для Генерального директора.
- Январь 2008 – март 2010
- 2 года и 3 месяца
Координатор проекта (PR-менеджер)
Отдел Байеров Volvo-Недели Моды в Москве., Москва
Обязанности и достижения:
1) PR компании конкурса (создание спонсорского пакета, размещение информации о проекте в различных СМИ, поиск помещения для проведения конкурса, создание концепции баннеров, разработка продвижения конкурса, поиск и приглашение СМИ и освещения мероприятия на ТВ) 2) разработка концепции конкурса (логотип, окончательное название, дизайн, создание сайта, баннеров для распространения, реквизиты, договор, анкеты; разработка концепции сайта и его наполнения, вся документация.) 3) работа с институтами/курсами, поиск участников проекта. (презентации в институтах, Интернете (различные порталы) кастинг участников, связь с потенциальными участниками проекта как по телефону так и по электронной почте, ведение базы участников) 4) работа с модельными агентствами (поиск и отбор необходимых моделей) 5) набор дополнительного персонала (поиск, отбор фотографов, визажистов, ди-джеев, промоутеров монтажников для подиума/света, помощников для дефиле и полная координация их действий) 6) согласование необходимой документации по проведению мероприятия с различными инстанциями; режиссура и постановка дефиле 7) согласование технического менеджмента площадки в соответствии с утвержденными эскизами и планами (световое и звуковое оформление, видео обеспечение) 8) формирование списка жюри 9) помощь во время event-мероприятия: встреча и рассадка гостей 10) предоставление и утверждение эскизов декораций (зональное оформления пространства площадки, зоны back stage, декорация подиума, задника)
- Август 2007 – декабрь 2007
- 5 месяцев
Инженер-проектировщик технического отдела
ООО Строительная фирма «КиФО-Н», Москва
Обязанности и достижения:
1) Черчение проектных работ, исполнительных 2) Оформление разрешений на производство объектов 3) Получение, проверка строительной документации. 4) Работа с проектными организациями 5) Работа с проектировщиками, геодезистами (согласование проектов)
- Июнь 2004 – август 2007
- 3 года и 3 месяца
Менеджер отделения Экономика и Финансы
НОУ Международная Академия Бизнеса., Москва
Обязанности и достижения:
1) Осуществление набора слушателей на высшее образование (информация по телефону, оформление и регистрация договоров на обучение, презентация услуг при личной встрече и по телефону). 2) Координация составления учебных планов, программ, расписаний занятий. 3) Контроль и оптимальное распределение учебной нагрузки 4) профессорско-преподавательского состава. 5) Обеспечение подготовки проектов штатных расписаний профессорско-преподавательского состава и учебно-вспомогательного персонала. 6) Составление учебных, учебно-тематических планов и программ по дисциплинам и учебным модулям, курсам. 7) Оформление и ведение личных дел студентов. 8) Оформление всей необходимой документации учебного процесса студентов 9) Организация учебного процесса (подготовка журналов учебных занятий, подготовка методических материалов для студентов, подготовка экзаменационных материалов к экзамену, обеспечение учебного процесса техническими средствами, проверка и подготовка расписания занятий). 10) Поддержка контактов со студентами (контакты по телефону и деловая переписка по электронной почте). 11) Ведение академической базы студентов. 12) Выдача необходимых справок студентам. 13) Оформление студенческих билетов и зачётных книжек. 14) Оформление дипломов МАБ и выписок к ним (для выпускников)
- Июнь 2003 – май 2004
- 1 год
Продавец-консультант
ООО «Ветер», сеть магазинов Monsoon, ГУМ, Москва
Обязанности и достижения:
Продажа товара потребителю, выкладка товара, общение с потребителем, реклама товара.

Образование

- Неполное высшее образование
- Экстернат
- 2011
Московский государственный университет экономики, статистики и информатики
Факультет: Финансы и Кредит
Специальность: Финансовый менеджмент

Обо мне

Дополнительные сведения:

Личные качества: Стрессоустойчивость, легкообучаемость, коммуникабельность, креативность, высокая работоспособность, умение делегировать полномочия, энергичность, соблюдения поставленных сроков, исполнительность, активная жизненная позиция, доброжелательность, ответственность. Увлечения/Хобби: Все свободное время, посвящаю изучению и созерцанию искусства. Хожу на выставки в Арт центры, музеи, театры, парки, кинотеатры. Очень люблю театр и балет. Люблю хорошее, качественное кино, которое заставляет думать, пересматривать и возвращаться к фильму не раз. Так же хожу на лекции и курсы по искусству, архитектуре, постоянно развиваюсь и изучаю данное направление. Читаю много литературы, в основном это зарубежная и российская классика, учебники по философии. Я фанат искусства и красоты этого мира. Так же люблю животных, помогаю многим приютам, не мыслю, как можно по-другому! В целом я добрый, искренний человек. У меня много друзей и я благодарна этому миру за все его проявления! ПК-пользователь, MS Office программы: Excel Word, Outlook, Internet, Auto Cad, RTRCO, VIPlanner