Обязанности и достижения:
Должностные обязанности:
Ведение и контроль инструкций:
Актуализация, регистрация и учет внутренних документов (инструкций, регламентов, положений).
Формирование и ведение реестров (реестр инструкций, реестр документов и т. д.).
Контроль сроков действия документов, инициирование процедуры их пересмотра и обновления.
Организация и проведение ознакомления персонала с актуальными версиями инструкций под подпись.
Документооборот и архив:
Обеспечение документооборота по журналам регистрации (входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы).
Прием, регистрация, учет, хранение и передача документов в архив (док).
Организация эффективного поиска и выдачи документов по запросам сотрудников.
Административная поддержка:
Сбор согласующих и утверждающих подписей на документах у ответственных сотрудников.
Проверка документации на формальное соответствие: наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз, регистрационных номеров, правильности составления
Подготовка и заказ копий актуальных документов для размещения в местах хранения.
Участие во внутренних аудитах для предоставления требуемых документов.
Внесение данных в электронные системы документооборота и базы данных.
Помощь в подготовке отчетов и презентаций для обучения персонала.
Выполнение поручений непосредственного руководителя, связанных с документационным обеспечением.
Профессиональные навыки и знания:
Базовые знания: понимание основ документооборота, делопроизводства и архивного дела.
Работа с ПО: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel — создание таблиц и реестров, Outlook, PowerPoint, Excel); опыт работы с системами электронного документооборота.
Организационные навыки: внимательность к деталям, аккуратность, скрупулезность.
Коммуникация: умение работать с людьми разных уровней для сбора информации, проведения обучения персонала.
Работа с информацией: навыки систематизации, регистрации и поиска документов.
Владение нормативной базой.
Личные качества: исполнительность, ответственность, пунктуальность, усидчивость.
Языки: базовое знание английского языка, начальный уровень французского языка.
Стандарты: общее представление о стандартах ISO (например, ISO 9001), если компания работает в сертифицированной системе.
Опыт: опыт работы с корпоративными порталами (Яндекс 360, SharePoint, Битрикс24 и аналоги).
Качества: навык многозадачности (умение вести несколько процессов/дел параллельно), навык построения доступной обучающей программы для сотрудников.